РОССИЙСКАЯ
ФЕДЕРАЦИЯ
ГЛАВА ГОРОДА
КОСТРОМЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 июня 2009 г.
N 115-рг
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Костромы
от 13.09.2010 N 267-рг, от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг,
от 08.05.2014 N 194-рг, от 25.03.2015 N 57-рг, от
10.07.2015 N 270-рг,
от 05.02.2016 N 16-рг, от 26.05.2017 N 104-рг, от
07.11.2018 N 385-рг,
от 30.01.2020 N 15-рг, от 30.12.2021 N 221-рг, от
29.12.2022 N 325-рг,
от 05.10.2023 N 233-рг, от 20.10.2023 N 239-рг, от
06.09.2024 N 195-рг)
|
|
В целях регулирования документирования информации и
организации работы с документами в Администрации города Костромы, в
соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ
"Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи 47 Устава муниципального образования
городского округа город Кострома, обязываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству в Администрации города Костромы.
2. Установить, что нумерация постановлений
и распоряжений Администрации, издаваемых после вступления в силу настоящего
распоряжения, продолжает нумерацию соответственно постановлений распоряжений
Главы города Костромы, изданных в период с 1 января 2009 года по 29 июня 2009
года.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу с
30 июня 2009 года.
Глава города
Костромы
А.А.КУДРЯВЦЕВ
Утверждена
распоряжением
Главы города
Костромы
от 4 июня 2009
года N 115-рг
ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Костромы
от 13.09.2010 N 267-рг, от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг,
от 08.05.2014 N 194-рг, от 25.03.2015 N 57-рг, от 10.07.2015
N 270-рг,
от 05.02.2016 N 16-рг, от 26.05.2017 N 104-рг, от
07.11.2018 N 385-рг,
от 30.01.2020 N 15-рг, от 30.12.2021 N 221-рг, от
29.12.2022 N 325-рг,
от 05.10.2023 N 233-рг, от 20.10.2023 N 239-рг, от
06.09.2024 N 195-рг)
|
|
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ
1. Общие
положения
1.1. Предмет
регулирования и сфера
действия
настоящей Инструкции
1.1.1. Настоящая Инструкция определяет правила
документирования информации, а также организацию работы с документами в Администрации
города Костромы (далее - Администрация), за исключением делопроизводства по
обращениям и запросам российских и иностранных граждан, лиц без гражданства,
объединений граждан, в том числе юридических лиц, которое осуществляется в
соответствии с Инструкцией по работе с обращениями и запросами российских и
иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе
юридических лиц в Администрации, утверждаемой распоряжением Администрации.
(п.
1.1.1 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
1.1.2. Положения настоящей Инструкции
распространяются на документирование и организацию работы с документами
независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и
контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
1.1.3. Правила и порядок работы с
документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников
всех отраслевых (функциональных) органов Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
1.2. Обязанности
по исполнению настоящей Инструкции
1.2.1. Руководители отраслевых (функциональных) органов
Администрации обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение
установленного настоящей Инструкцией порядка документирования и
документооборота в возглавляемом органе Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
1.2.2. Ведение делопроизводства в
отраслевых (функциональных) органах Администрации, обеспечение учета,
сохранности, исполнения документов в установленные сроки, информирования
руководителя органа о состоянии их исполнения, ведение и формирование дел в
соответствии с номенклатурой дел, передача их на хранение в муниципальный архив
осуществляется ответственными за делопроизводство специалистами в соответствии
с их должностными инструкциями.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
1.2.3. Методическое руководство
организацией делопроизводства, контроль соблюдения требований настоящей
Инструкции, методическое руководство работой с документами и обучение
работников основам делопроизводства возлагается на Отдел организационной работы
и документационного обеспечения Администрации города Костромы (далее - Отдел
организационной работы и документационного обеспечения).
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 07.11.2018 N 385-рг)
1.2.4. Работники Администрации несут
персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение
требований настоящей Инструкции, обеспечивают сохранность находящихся у них
служебных документов.
1.2.5. Перед уходом в отпуск или отъездом в
командировку исполнитель обязан передать документы, срок исполнения которых
истекает в его отсутствие, руководителю либо, по его указанию, другому
исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
1.2.6. При увольнении или переходе на
работу в другой отраслевой (функциональный) орган Администрации сотрудник
должен сдать все числящиеся за ним документы специалисту, ответственному за
делопроизводство.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от 27.08.2013
N 309-рг)
1.2.7. Об утрате документа немедленно
докладывается руководителю подразделения.
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 30.01.2020 N
15-рг)
2.1. Общие требования
к созданию документов
2.1.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в
электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
2.1.2. Допускается создание документов на
лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина
левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа
должны быть равны.
2.1.3. Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
а) 30 мм - левое;
б) 10 мм - правое;
в) 20 мм - верхнее;
г) 20 мм - нижнее.
2.1.4. Текст документа печатается шрифтом
Times New Roman N 13, если иной шрифт или его размер не установлен настоящей
Инструкцией.
При составлении таблиц допускается
использование шрифта Times New Roman N 11, 10, а также шрифтов меньшего кегля,
при необходимости занесения в таблицу значительных объемов информации.
2.1.5. Абзацный отступ текста документа -
1,25 см.
2.1.6. Текст документа печатается через 1
межстрочный интервал.
Если документ готовится для издания с
уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
2.1.7. Текст документа выравнивается по
ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при
угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при
продольном расположении реквизитов - не более 12 см.
2.1.8. Утверждаемые муниципальными
правовыми актами документы, а также иные многостраничные документы могут
оформляться с титульным листом.
2.2. Основные
реквизиты документов
2.2.1. При подготовке и оформлении документов используют
следующие реквизиты:
а) герб города Костромы;
б) наименование органа местного
самоуправления - Администрация города Костромы;
в) наименование отраслевого
(функционального) органа Администрации;
г) наименование должности лица, издающего
документ;
д) справочные данные об Администрации или
отраслевом (функциональном) органе Администрации;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа;
к) гриф ограничения доступа к документу;
л) адресат;
м) гриф утверждения документа;
н) заголовок к тексту;
о) текст документа;
п) отметка о приложении;
р) гриф согласования документа;
с) виза;
т) подпись;
у) отметка об электронной подписи;
ф) печать;
х) отметка об исполнителе;
ц) отметка о заверении копии;
ч) отметка о поступлении документа в
Администрацию, отраслевой (функциональный) орган Администрации;
ш) резолюция.
2.2.2. Состав реквизитов документа
определяется его видом.
2.3. Герб города
Костромы
2.3.1. Герб города Костромы помещается на бланках
документов в соответствии с Положением о гербе города Костромы, утвержденным
решением Думы города Костромы от 22 августа 2002 года N 153.
2.3.2. Воспроизведение герба города
Костромы на бланках документов осуществляется в одноцветном варианте. Размер
изображения герба города Костромы составляет 16 x 19 миллиметров.
2.3.3. Изображение герба помещается по
середине верхнего поля бланка документа над реквизитом "наименование
органа местного самоуправления - Администрация города Костромы", на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.3.4. На почетных грамотах, дипломах,
благодарственных письмах, свидетельствах и иных подобных документах допускается
воспроизведение герба города Костромы в полноцветном варианте, размер
изображения и его местоположение определяется в соответствии с муниципальными
правовыми актами города Костромы о данных документах.
2.4. Наименование
органа местного самоуправления -
Администрация
города Костромы, наименование
отраслевого
(функционального) органа Администрации,
наименование
должности лица, издающего документ
2.4.1. Наименование органа местного самоуправления -
Администрация города Костромы приводится в соответствии с Уставом
муниципального образования городского округа город Кострома (далее - Устав
города Костромы).
2.4.2. В соответствии с Уставом города
Костромы Администрация города Костромы имеет полное и сокращенное наименования.
В муниципальных правовых актах, на бланках, в официальной переписке и иных
случаях используется преимущественно сокращенное наименование - Администрация
города Костромы.
2.4.3. Наименование отраслевого
(функционального) органа Администрации приводится в соответствии со структурой
Администрации, утвержденной решением Думы города Костромы, положением о
соответствующем органе и указывается под реквизитом "наименование органа
местного самоуправления - Администрация города Костромы".
Под наименованием отраслевого
(функционального) органа Администрации в скобках указывается сокращенное
наименование органа, если оно предусмотрено положением об этом отраслевом
(функциональном) органе.
2.4.4. Наименование должности лица,
издающего документ, используется в бланках должностных лиц и располагается под
гербом города Костромы - для главы Администрации, под реквизитом
"наименование органа местного самоуправления - Администрация города Костромы"
- в иных случаях.
2.4.5. Наименование должности лица,
издающего документ, указывается в соответствии с наименованием, приведенным в
распорядительном документе о назначении указанного лица на должность.
2.5. Справочные
данные об Администрации,
отраслевом (функциональном)
органе Администрации
2.5.1. Справочные данные об Администрации, отраслевом
(функциональном) органе Администрации указываются в бланках писем и включают в
себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты,
электронный адрес официального сайта Администрации города Костромы, отраслевого
(функционального) органа Администрации в информационно-телекоммуникационной
сети "Интернет".
2.5.2. Почтовый адрес пишется в следующем
порядке: название улицы, номер дома, название населенного пункта (города,
поселка и т.п.), название области, почтовый индекс.
Например:
Советская ул., д. 1, г. Кострома,
Костромская обл., 156000.
2.5.3. Номер телефона (факса) состоит из
групп цифр и включает в себя сокращение "тел.", "факс", а
также указание в скобках междугородного кода города Костромы.
Например:
Тел. (4942) 31-22-21.
В случае, если номера телефона и факса
совпадают, то сокращения "тел.", "факс" указываются через
косую черту.
Например:
Тел./факс (4942) 31-22-21.
2.5.4. Перед адресом электронной почты
указывается сокращение "E-mail:".
2.5.5. Электронный адрес официального сайта
Администрации города Костромы в информационно-телекоммуникационной сети
"Интернет".
Например:
https://grad.kostroma.gov.ru.
(п.
2.5.5 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N 325-рг)
2.6. Наименование
вида документа
2.6.1. Наименование вида документа указывается на всех
документах, за исключением деловых (служебных) писем и располагается под
реквизитами автора документа (наименованием Администрации города Костромы,
наименованием отраслевого (функционального) органа, наименованием должности
лица, издающего документ) и печатается полужирным шрифтом прописными буквами.
2.6.2. Наименование вида документа
определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации,
Костромской области, Уставом города Костромы, Регламентом Администрации города
Костромы, иными муниципальными правовыми актами.
2.7. Дата
документа
2.7.1. Дата документа соответствует дате его подписания или
утверждения, для протокола - дате заседания, для акта - дате события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую)
дату.
2.7.2. Дату документа оформляют
словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При
написании даты с 1 по 9 число включительно "0" не ставится.
Например: 5 апреля 2019 г.
В муниципальных правовых актах,
муниципальных контрактах и договорах слово "года" пишется полностью.
2.7.3. В документах, кроме муниципальных
правовых актов, муниципальных контрактов и договоров, допускается оформление
даты цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. День
месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами. При этом слово "г." не пишется.
Например: дату 5 апреля 2019 г. следует
оформлять 05.04.2019.
2.8.
Регистрационный номер документа
2.8.1. Регистрационный номер документа - цифровой или
буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа,
который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в
соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре
дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
2.8.2. Регистрационный номер муниципального
правового акта состоит из его порядкового номера в течение календарного года,
который дополняется через дефис:
а) для постановлений Администрации по
личному составу, в том числе прием, перевод, увольнение, изменение
анкетно-биографических данных, оплата труда, отпуск без сохранения заработной
платы, отпуск по уходу за ребенком - индексом "пл";
б) для постановлений Администрации по
личному составу (отпуска, командировки, проверки, дисциплинарные взыскания) -
индексом "пк";
в) для распоряжений Администрации -
индексом "рг";
в) для распоряжений Администрации по
личному составу, в том числе прием, перевод, увольнение, оплата труда,
аттестация, присвоение классных чинов, изменение анкетно-биографических данных,
отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком - индексом
"рл";
г) для распоряжений Администрации по
личному составу (отпуска, командировки, проверки, дисциплинарные взыскания) -
индексом "рк";
д) для распоряжений заместителей главы
Администрации - индексом "рз" и через дробь римской цифрой от I до V,
где:
абзац утратил силу с 20.10.2023. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг;
II - заместитель главы Администрации -
начальник Управления финансов Администрации;
III - заместитель главы Администрации,
курирующий сферу жилищно-коммунального хозяйства;
IV - заместитель главы Администрации -
председатель Комитета образования, культуры и спорта Администрации;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг)
V - заместитель главы Администрации,
курирующий в соответствии с должностной инструкцией сферу правового
обеспечения, архитектуры и градостроительства, работы с общественными
организациями Администрации и СМИ;
д) для распоряжений управляющего делами
Администрации - индексом "рз" и через дробь римской цифрой VI;
е) для распоряжений руководителей
отраслевых (функциональных) органов Администрации - индексом "р";
ж) для приказов руководителей отраслевых
(функциональных) органов Администрации по основной деятельности - индексом
"пр";
з) для приказов руководителей отраслевых
(функциональных) органов Администрации по личному составу - индексом
"лс".
(п.
2.8.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг)
2.8.3. Регистрационные номера для договоров
и соглашений являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке. К
регистрационному номеру добавляется через дефис индекс "д".
2.8.4. Регистрационные номера для
муниципальных контрактов являются едиными и присваиваются в хронологическом
порядке. К регистрационному номеру добавляется через дефис индекс
"мк".
2.8.5. Регистрационные номера распоряжений
заместителей главы Администрации, в том числе являющихся руководителями
отраслевых (функциональных) органов Администрации, присваиваются отдельно по
каждому заместителю главы Администрации.
2.8.6. Приказам заместителя главы
Администрации - начальника Управления финансов Администрации, заместителя главы
Администрации - председателя Комитета образования, культуры и спорта
Администрации присваивается регистрационный номер по правилам нумерации
приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации.
(п.
2.8.6 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг)
2.8.7. Регистрационный номер письма,
подписанного главой Администрации, заместителями главы Администрации,
управляющим делами Администрации, состоит из кода корреспондента, индекса
"исх", порядкового регистрационного номера и двух последних цифр
номера года, указываемых через косую черту.
Например: 38исх-2456/19.
2.8.8. Регистрационный номер письма
отраслевого (функционального) органа Администрации состоит из порядкового
регистрационного номера, который может дополняться буквенными или цифровыми
кодами (индексами), например - индексом дела по номенклатуре дел, кодом
корреспондента, кодом или инициалами должностного лица и указанием на год
создания документа.
2.8.9. На документе, составленном совместно
двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа,
присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от
друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной
части или преамбуле документа.
2.9. Ссылка на
регистрационный номер
и дату
поступившего документа
2.9.1. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа включает в себя регистрационный номер и дату входящего инициативного
документа, на который дается ответ.
2.9.2. Реквизит "Ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего документа" оформляется
преимущественно в письмах-ответах и располагается под полями для реквизитов
"дата документа" и "регистрационный номер документа" и начинается
с предлога "на". Наличие этого реквизита исключает необходимость
упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
2.10. Гриф
ограничения доступа к документу
2.10.1. Гриф ограничения доступа к документу проставляется
в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа,
сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в
документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
2.10.2. В состав грифа ограничения доступа
к документу входит ограничительная надпись "Для служебного
пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и
другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.11. Адресат
2.11.1. Адресат используется при оформлении деловых
(служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных,
служебных записок и др.).
2.11.2. Адресатами документа могут быть
органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, их
структурные подразделения, должностные или физические лица.
2.11.3. Реквизит "адресат"
проставляется в правой верхней части документа: на бланках с продольным
расположением реквизитов - на одном уровне с датой и регистрационным номером
документа; на бланках с угловым расположением реквизитов - на одном уровне с
реквизитом "наименование органа местного самоуправления - Администрация
города Костромы".
2.11.4. Строки реквизита
"адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно
самой длинной строки.
Наименование организации, структурного
подразделения организации, наименование должности, имя адресата отделяются
дополнительным межстрочным интервалом.
2.11.5. При адресовании документа
руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном
падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя),
включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Например:
Руководителю Федерального
архивного агентства
Фамилия И.О.
2.11.6. При адресовании письма в организацию указывается ее
полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Например:
Федеральное архивное агентство
Или Росархив
2.11.7. При адресовании документа в структурное
подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в
именительном падеже наименование организации, ниже через дополнительный
межстрочный интервал - наименование структурного подразделения.
Например:
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы,
кадров и наград
2.11.8. При адресовании письма руководителю структурного
подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже
с дополнительным межстрочным интервалом в дательном падеже - наименование
должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения,
фамилию, инициалы.
Например:
АО "Профиль"
Руководителю договорно-
правового отдела
Фамилия И.О.
2.11.9. Перед фамилией должностного лица допускается
употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или
"г-же" (госпоже), если адресат женщина.
Например:
г-ну Фамилия И.О.
г-же Фамилия И.О.
2.11.10. При направлении документа в
несколько однородных организаций или в структурные подразделения одной
организации адресат указывается обобщенно.
Например:
Руководителям отраслевых
(функциональных) органов
Администрации города Костромы
2.11.11. При рассылке документа не всем организациям или
структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках
указывается: "(по списку)".
Например:
Руководителям отраслевых
(функциональных) органов
Администрации города Костромы
(по списку)
2.11.12. Документ не должен содержать более четырех
адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами
не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки
документа, на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат или
адресат оформляется обобщенно.
2.11.13. В состав реквизита
"Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса
указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234:
а) название улицы, номер дома, номер
квартиры;
б) название населенного пункта (города,
поселка и т.п.);
в) название района;
г) название республики, края, области,
автономного округа (области);
д) название страны (для международной
корреспонденции);
е) почтовый индекс.
У городов федерального значения (Москва,
Санкт-Петербург, Севастополь) сокращение "г." не ставится.
Например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
2.11.14. Почтовый адрес может не указываться на документах,
направляемых в высшие органы, в органы государственной власти Костромской
области, органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской
области, органы местного самоуправления города Костромы, отраслевые
(функциональные) органы Администрации, подведомственные организации и
постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным
адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
2.11.15. При адресовании документа
физическому лицу указываются: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес. Имя
адресата отделяется от почтового адреса дополнительным межстрочным интервалом.
Например:
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 46,
г. Кострома, 156001
2.11.16. При отправке письма по электронной почте или по
факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При
необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru
2.12.1. Гриф утверждения проставляется на документе в
случае его утверждения муниципальным правовым актом, решением коллегиального
органа, а также в случае, если документ требует утверждения должностным лицом
без издания муниципального правового акта, или если принятие по данному вопросу
муниципального правового акта не предусмотрено.
2.12.2. Гриф утверждения располагается в
правом верхнем углу первого листа документа.
Строки реквизита выравниваются по левому
краю или центруются относительно самой длинной строки.
2.12.3. Если документ утверждается
должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово
"УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименование должности лица, утверждающего
документ, личная подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
заместитель главы Администрации
города Костромы
личная подпись О.В.Воронина
25.04.2019
2.12.4. При утверждении документа муниципальным правовым
актом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН"
("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"),
согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования
муниципального правового акта в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
1) (Регламент)
УТВЕРЖДЕН
постановлением Администрации города Костромы
от 5 апреля 2019 года N 582
2) (Правила)
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Администрации города Костромы
от 6 апреля 2019 года N 583
2.12.5. При утверждении документа коллегиальным органом,
решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается
наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер
протокола (в скобках).
Например:
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Жилищной комиссией города Костромы
(протокол от 12.12.2018 N 12)
2.12.6. При утверждении документа руководителями двух
отраслевых (функциональных) органов Администрации или двух организаций грифы
утверждения располагаются на одном уровне.
2.13. Заголовок к
тексту
2.13.1. Заголовок к тексту - краткое содержание документа.
Заголовок должен быть максимально коротким и точным.
2.13.2. Заголовок к тексту формулируется с
предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о
чем?":
- постановление (о чем?) о создании
аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного
расписания;
- письмо (о чем?) о предоставлении
информации.
2.13.3. Заголовок к тексту письма
оформляется под реквизитами бланка с прописной буквы слева, от границы левого
поля и не превышает 7,5 см.
В муниципальных правовых актах заголовок к
тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центруется
относительно самой длинной строки, не превышающей 12 см.
2.13.4. Заголовок в муниципальных правовых
актах печатается полужирным шрифтом тем же размером, которым набран текст.
Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов внутри заголовка не
допускаются.
2.13.5. Заголовок к тексту письма,
содержащему менее 4-5 строк, допускается не указывать.
2.14. Текст
документа
2.14.1. Текст документа составляется на русском языке -
государственном языке Российской Федерации. Не допускается использование слов и
выражений, не соответствующих нормам современного русского литературного языка,
за исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в
русском языке.
2.14.2. Текст документа должен быть точным,
не допускающим различных толкований. В текстах документов употребляются только
общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
2.14.3. Текст документа печатается на
расстоянии трех дополнительных межстрочных интервалов от заголовка.
2.14.4. В деловых (служебных) письмах могут
использоваться:
а) вступительное обращение, отделяемое от
основной части текста дополнительным межстрочным интервалом:
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемые коллеги!
В обращении по фамилии инициалы лица не
указываются;
б) заключительная этикетная фраза:
С уважением, ...
2.14.5. В документах используют следующие
формы изложения:
а) в письмах от имени Администрации,
отраслевого (функционального) органа Администрации текст излагается от первого
лица множественного числа ("просим направить", "направляем на
рассмотрение") или от третьего лица единственного числа ("Администрация
не возражает", "управление считает возможным");
б) в письмах от имени должностного лица,
если письмо оформлено на должностном бланке - от первого лица единственного
числа ("предлагаю рассмотреть...", "считаю
необходимым...");
в) в документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция),
а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного
числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления
входят...", "комиссия провела проверку...");
г) в постановлениях, распоряжениях,
приказах текст излагается от первого лица единственного числа
("постановляю", "обязываю", "приказываю");
д) в документах коллегиальных и
совещательных органов - от третьего лица единственного числа ("коллегия...
постановляет", "собрание... решило");
е) текст протокола - от третьего лица
множественного числа ("слушали", "решили");
ж) в совместных документах текст излагается
от первого лица множественного числа ("приказываем",
"решили").
2.14.6. Тексты документов оформляются в
виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур. Таблицы
оформляются в соответствии с подразделом 2.26 настоящей Инструкции.
2.14.7. Текст документа может содержать
разделы, подразделы, пункты и подпункты. Уровней рубрикации текста не должно
быть более четырех.
2.14.8. Структурные
единицы текста, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, нумеруются
следующим образом:
а) раздел имеет порядковый номер,
обозначаемый арабскими цифрами, после которого ставится точка, имеет
наименование. Наименование раздела печатается по центру страницы с прописной
буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера раздела. Точка
после наименования раздела не ставится.
Например:
1. Общие
сведения
б) подраздел имеет порядковый номер и наименование. Номер
подраздела обозначается двумя группами арабских цифр, разделенными точками, и
включает в себя номер соответствующего раздела, а также порядковый номер
подраздела внутри раздела. Наименование подраздела печатается по центру
страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением
номера раздела. Точка после наименования подраздела не ставится.
Например:
1.1. Сведения о
населении
в) пункт обозначается тремя группами арабских цифр,
разделенными точками. Номер пункта включает в себя номер соответствующего
подраздела и порядковый номер пункта внутри подраздела. Пункты печатаются с
абзацного отступа. Если разделы не подразделяются на подразделы, то пункты
обозначаются двумя группами арабских цифр, разделенными точками.
Например:
1.1.1. Население города Костромы составляет
...;
г) подпункты предусматриваются только при
перечислении, обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей
круглой скобкой.
2.14.9. Пункты могут подразделяться на
абзацы. Каждый абзац представляет собой законченное предложение или несколько
предложений. Деление пункта одновременно на подпункты и ненумерованные абзацы
не допускается.
2.14.10. При употреблении в тексте фамилий
лиц, инициалы указываются после фамилии.
Не допускается отрывать фамилию от
инициалов и разрывать инициалы при переносе их на другую строку текста.
2.14.11. При употреблении в тексте
многозначных целых чисел они записываются, разбивая цифры пробелами на классы.
Места пробелов зависят от системы счисления: в десятичной системе отделяется
каждый четвертый знак.
Например:
253 720 рублей.
2.14.12. Не разбиваются на группы цифр
многозначные целые числа в обозначениях регистрационных номеров, в том числе и
нормативных документов.
Например:
N 3241.
2.14.13. при написании денежных сумм в
муниципальных правовых актах, договорах, соглашениях сначала пишется сумма в
рублях в цифровом выражении, а затем прописью пишется сумма, отражающая только
рубли, при этом копейки пишутся только один раз в цифрах. Сокращение слов
"рубли" и "копейки" не допускается.
Например:
3 444 000 (Три миллиона четыреста сорок
четыре тысячи) рублей 20 копеек.
2.15. Отметка о
приложении
2.15.1. Отметка о приложении содержит сведения о документе
(документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах,
претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о
том, что документ является приложением к основному документу (в документах -
приложениях к муниципальным правовым актам, положениям, правилам, инструкциям,
договорам, планам, отчетам и другими документам).
2.15.2. В сопроводительных письмах и других
информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под
текстом через два дополнительных межстрочных интервала от границы левого поля.
2.15.3. В случае, если приложение названо в
тексте, указывается количество листов и экземпляров прилагаемого
документа-приложения.
Например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
2.15.4. Если приложения направляют не во
все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим
образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в
первый адрес.
2.15.5. В случае, если приложение не
названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия
документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения.
Например:
Приложение: 1. Штатное расписание...... на
5 л. в 1 экз.
2. Смета расходов на 2 л. в 1 экз.
2.15.6. В случае, если приложение
(приложения) сброшюрованы, указывают название и количество экземпляров
документа-приложения.
Например:
Приложение:
отчет о деятельности Администрации города
Костромы за 2018 год в 2 экз.
2.15.7. В случае, если документ, являющийся
приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, приложение
оформляют следующим образом:
Приложение:
письмо Росархива от 05.06.2017 N 02-6/172 и
приложения к нему, всего на 5 л.
2.15.8. В случае, если приложением является
обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.),
указывается вид и количество носителей. При этом на вкладыше (конверте), в
который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на
носитель, имена файлов.
Например:
Приложение:
CD в 1 экз.
2.16. Гриф
согласования документа
2.16.1. Гриф согласования в зависимости от вида документа и
особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ
имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа
утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе
согласования, являющемся неотъемлемой частью документа, по форме согласно
приложению 1 к настоящей Инструкции.
2.16.2. Гриф согласования включает в себя
слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, которым согласован документ
(включая наименование организации), в именительном падеже, личную подпись,
инициалов, фамилии и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления экономики
Администрации города Костромы
подпись И.О.Фамилия
12.04.2018
2.16.3. Если документ согласовывается
другим документом, то указывается слово "СОГЛАСОВАНО", наименование
документа, подтверждающего согласование, наименование организации - автора
документа, его дата и регистрационный номер.
Например:
СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от ________ N _____
2.16.4. Если согласование осуществляется
коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе,
согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано
решение о согласовании.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Жилищной комиссией
Администрации города Костромы
(протокол от _____ N _____)
2.17. Виза
2.17.1. В случаях, установленных Регламентом Администрации
города Костромы и иными муниципальными правовыми актами, согласование документа
оформляется визой. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного
лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее
согласование документа.
2.17.2. Виза включает в себя должность
лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и
дату визирования.
Например:
Начальник Правового управления
Администрации города Костромы
Подпись И.О.Фамилия
12.02.2018
2.17.3. При наличии замечаний к документу
визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник Правового управления
Администрации города Костромы
подпись И.О.Фамилия
12.02.2018
2.17.4. На письмах визы проставляют в
нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. В
исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в
дело.
2.17.5. Визирование проектов муниципальных
правовых актов, муниципальных контрактов и договоров осуществляется на
отдельном листе согласования (визирования), оформляемом в соответствии с
приложением 1 к настоящей Инструкции. Для документов, состоящих из одного
листа, допускается печатать лист согласования на оборотной стороне документа.
2.17.6. При согласовании документа в
системе электронного документооборота Администрации виза согласования
проставляется в соответствующем поле карточки задачи системы электронного
документооборота и подтверждается электронной подписью.
2.18. Подпись
2.18.1. Реквизит "Подпись" отделяется от
предыдущего реквизита 3 дополнительными межстрочными интервалами и печатается
от левого края текстового поля.
2.18.2. В состав реквизита
"Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего
документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
2.18.3. Если документ оформлен не на бланке
Администрации или отраслевого (функционального) органа Администрации, в
наименование должности включается соответственно наименование Администрации или
отраслевого (функционального) органа.
Например, без бланка:
Начальник Правового управления
Администрации города Костромы личная подпись И.О.Фамилия
или на бланке Правового управления:
Начальник Управления личная подпись И.О.Фамилия
2.18.4. При оформлении документа на бланке должностного
лица должность этого лица в подписи не указывается.
Например: в письме, оформленном на бланке главы Администрации города
Костромы,
подпись оформляют:
личная подпись И.О.Фамилия
2.18.5. При подписании документа несколькими должностными
лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой
в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Например:
Заместитель главы Администрации подпись И.О.Фамилия
Начальник Правового управления подпись И.О.Фамилия
2.18.6. Если документ подписывается несколькими равными по
должности лицами, их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Заместитель главы Администрации Заместитель главы Администрации
подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
2.18.7. В документе, составленном комиссией, указываются не
должности лиц, подписывающих документы, а их статус в составе комиссии. Фамилии
членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
подпись В.А.Филатов
2.18.8. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности
руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в
соответствии с распоряжением.
Например:
И.о. начальника Управления Подпись И.О.Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
начальника Управления Подпись И.О.Фамилия
2.18.9. На документах, оформленных на продольном
должностном бланке главы Администрации, угловом бланке Администрации, реквизит
"Подпись" исполняющего обязанности главы Администрации оформляется следующим
образом:
Исполняющий обязанности
главы Администрации города Костромы И.О.Фамилия
2.18.10. При подписании документа лицом, имеющим право
подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование
должности, инициалов и фамилии в уже подготовленный и согласованный проект
документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не
допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием
должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
При подписании муниципального правового
акта, писем, направляемых губернатору Костромской области, председателю
Костромской областной Думы лицом, имеющим право подписи в случае временного
отсутствия руководителя, исправления в наименование должности, инициалов и
фамилии в уже подготовленный и согласованный проект документа не вносятся.
Подготавливается новый документ с правильным наименованием должности и фамилией
лица, подписывающего документ.
2.19. Отметка об
электронной подписи
2.19.1. Отметка об электронной подписи используется при
визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с
соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной
подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в
аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи
должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном
размере;
в) элементы отметки об электронной подписи
не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи
не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной
подписи (при наличии).
2.19.2. Отметка об электронной подписи в
соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу
"Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа
электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок
действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи
может включать изображение герба города Костромы в соответствии с действующим
законодательством.
Например:
┌────────────────────────────────┐
Наименование
должности │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ И.О.Фамилия
│ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │
│ │
│Сертификат 1а111ааа000000000011 │
│Владелец: Фамилия Имя Отчество │
│Действителен с 01.12.2012 по │
│01.12.2017 │
└────────────────────────────────┘
2.20. Печать
2.20.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного
лица на финансовых документах, а также на иных документах, предусматривающих
заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
2.20.2. Документы заверяют печатью
Администрации, отраслевого (функционального) органа Администрации в случае,
предусмотренном положением об этом органе. Печать проставляется, не захватывая
собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном
"МП" ("Место печати").
2.20.3. В делопроизводстве Администрации
применяются печати:
а) с изображением герба города Костромы;
б) без изображения герба города Костромы,
но с указанием наименования Администрации, отраслевого (функционального) органа
Администрации.
2.20.4. В печати с изображением герба
города Костромы указывается сокращенное наименование Администрации, может
указываться ее основной государственный регистрационный номер,
идентификационный номер налогоплательщика и иные справочные данные об Администрации.
2.21. Отметка об
исполнителе
2.21.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя
и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может
дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным
адресом исполнителя.
Например:
Фамилия Имя Отчество
Управление экономики, ведущий специалист,
+7 (4942) 31-55-44
ZhukovID@gradkostroma.ru
2.21.2. Отметка об исполнителе оформляется
на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При
отсутствии места допускается отметку об исполнителе располагать на оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
2.21.3. Отметка об исполнителе может
оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
2.22. Отметка о
заверении копии
2.22.1. Отметка о заверении копии оформляется для
подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику.
2.22.2. При заверении соответствия копии
документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется
заверительная надпись: "Верно"; наименование должности лица,
заверившего копию; его собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы,
фамилия); дата заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Подпись И.О.Фамилия
Дата
2.22.3. Для проставления отметки о заверении копии может
использоваться штамп.
2.22.4. Допускается копию документа
заверять печатью.
2.22.5. Если копия выдается для
представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется
надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия
("Подлинник документа находится в (наименование Администрации, отраслевого
(функционального) органа Администрации) в деле N ... за ... год"), и
заверяется печатью Администрации, отраслевого (функционального) органа
Администрации.
2.22.6. Копия постановления, распоряжения,
кадрового распоряжения Администрации заверяется круглой печатью Отдела
организационной работы и документационного обеспечения. Оттиск печати ставится
на место подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.
2.22.7. Заверение архивных копий
производится в соответствии с правилами работы государственных и муниципальных
архивов, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной
власти.
2.23. Отметка о
поступлении документа в Администрацию,
отраслевой
(функциональный) орган Администрации
2.23.1. Отметка о поступлении документа служит для
подтверждения факта поступления документа в Администрацию, отраслевой
(функциональный) орган Администрации, включает дату поступления и входящий
регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может
дополняться наименованием подразделения Администрации, отраслевого
(функционального) органа Администрации, в который поступил документ, указанием
времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
2.23.2. Отметка о поступлении документа
может проставляться с помощью штампа.
2.23.3. Отметка располагается в нижнем
правом углу первого листа документа.
2.24. Резолюция
2.24.1. Резолюция содержит указание по исполнению
документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на
бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного
документооборота.
2.24.2. Резолюция включает в себя фамилию и
инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. При наличии нескольких
исполнителей указывается ответственный исполнитель ("Ответственный -
"). Если ответственный исполнитель не указан, им является лицо, названное
в резолюции первым.
2.24.3. При оформлении резолюции на
должностном или именном бланке указывается дата и регистрационный номер документа,
в отношении которого дается указание об исполнении.
2.24.4. При рассмотрении документа в
системе электронного документооборота резолюция оформляется в соответствующем
поле карточки задачи и утверждается электронной подписью.
2.25. Нумерация
страниц
2.25.1. В документах, оформляемых на двух и более
страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Лист
согласования не нумеруется.
2.25.2. Номера страниц проставляются по
середине верхнего поля документа арабскими цифрами без слова
"страница" и знаков препинания на расстоянии не менее 10 мм от
верхнего края листа шрифтом Times New Roman N 10.
2.25.3. Если документ содержит утверждаемые
акты и (или) приложения, то все страницы, включая утверждаемые акты
(приложения), нумеруются последовательно валовой нумерацией, начиная с первого
листа утверждающего (основного) документа. Не допускается раздельно нумеровать
страницы утверждаемых актов (приложений).
2.26.1. Таблицы состоят из вертикальных столбцов и
горизонтальных строк.
2.26.2. Столбцы таблицы должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже или
словосочетанием. Подзаголовки столбцов грамматически должны быть согласованы с
заголовками.
2.26.3. Если таблицу печатают более чем на
одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование столбцов) повторяется
на каждой странице. Если столбцы таблицы пронумерованы, на каждой странице
повторяются лишь номера столбцов.
2.26.4. Строки таблицы могут группироваться
в разделы и подразделы, нумеруемые в соответствии с пунктом 2.14.8 настоящей
Инструкции. Наименования разделов и подразделов печатаются через все столбцы
таблицы полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
2.26.5. Строки таблицы должны иметь
сквозную нумерацию, независимо от количества разделов и иных внутренних
подразделений таблицы.
2.27. Бланки
документов
2.27.1. Для изготовления бланков документов используется
белая бумага формата A4 (210 мм x 297 мм). Для изготовления бланков резолюций
используется белая бумага формата A6 (105 мм x 148 мм).
2.27.2. В Администрации используются следующие
виды бланков:
а) бланк постановления
Администрации (приложение 2);
б) бланк распоряжения
Администрации (приложение 3);
в) утратил силу с 30.12.2021. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг;
г) утратил силу с 20.10.2023. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг;
д) бланк распоряжения заместителя главы
Администрации (приложение 6);
е) продольный должностной бланк главы Администрации (приложение 7);
ж) угловой бланк письма Администрации
(приложение 9);
з) бланк распоряжения заместителя главы Администрации
- начальника Управления финансов Администрации (приложение 22);
и) бланк распоряжения заместителя главы
Администрации - председателя Комитета образования, культуры и спорта
Администрации (приложение 23);
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг)
к) бланк распоряжения управляющего делами
Администрации (приложение 24).
2.27.3. В отраслевых (функциональных)
органах Администрации города Костромы используются следующие бланки:
а) общий продольный бланк отраслевого
(функционального) органа Администрации;
б) угловой бланк отраслевого
(функционального) органа Администрации;
в) бланк распоряжения руководителя
отраслевого (функционального) органа Администрации;
г) бланк приказа руководителя отраслевого
(функционального) органа Администрации.
2.27.4. Общий продольный бланк отраслевого
(функционального) органа Администрации состоит из следующих элементов, которые
выравниваются относительно центра текстового поля:
а) изображения герба города Костромы в
черно-белом исполнении;
б) сокращенного наименования Администрации
- "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ", набранного в одну строку прописными
буквами полужирным шрифтом Book Antiqua кеглем N 14;
в) наименования отраслевого
(функционального) органа Администрации, набранного по возможности в одну строку
прописными буквами полужирным шрифтом Book Antiqua кеглем N 14, отделенного от
предыдущей строки 1 дополнительным межстрочным интервалом.
2.27.5. Угловой бланк отраслевого
(функционального) органа Администрации состоит из помещенных в левом верхнем
углу и центрованных относительно самой длинной строки элементов:
а) изображения герба города Костромы в
черно-белом исполнении;
б) сокращенного наименования Администрации
- "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ", набранного в две строки прописными
буквами полужирным шрифтом Book Antiqua, кеглем N 14;
в) наименования отраслевого
(функционального) органа Администрации, набранного в две-три строки с прописной
буквы полужирным шрифтом Book Antiqua, кеглем N 12, отделенного от предыдущей
строки 1 дополнительным межстрочным интервалом;
г) почтового адреса, номеров телефонов и
факса отраслевого (функционального) органа Администрации, адреса электронной
почты, электронного адреса официального сайта, а в случае его отсутствия -
Администрации, набранных в три-четыре строки шрифтом Times New Roman кеглем N
10.
2.27.6. Бланк приказа и бланк распоряжения
руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации состоят из
следующих элементов, которые выравниваются относительно центра текстового поля:
а) изображения герба города Костромы в
черно-белом исполнении;
б) сокращенного наименования Администрации
- "Администрация города Костромы", набранного в одну строку
прописными буквами полужирным шрифтом Book Antiqua, кеглем N 14;
в) полного наименования должности
руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации, набранного, по
возможности, в одну строку прописными буквами полужирным шрифтом Book Antiqua,
кеглем N 14, отделенного от предыдущей строки 1 дополнительным межстрочным
интервалом;
г) наименования вида документа
("приказ" или "распоряжение"), набранного в одну строку
прописными буквами полужирным шрифтом Book Antiqua, кеглем N 14, отделенного от
предыдущего реквизита 1 дополнительным межстрочным интервалом.
2.27.7. Для исполнения отраслевыми
(функциональными) органами Администрации установленных полномочий могут
использоваться иные бланки, утвержденные приказом руководителя соответствующего
органа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
2.27.8. Расположение реквизитов на бланках
отраслевых (функциональных) органах Администрации должно соответствовать ГОСТ Р
7.0.97-2016. "Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов" и требованиям настоящей Инструкции.
2.27.9. Документы, создаваемые Администрацией
совместно с другими организациями или создаваемые совместно двумя и более
отраслевыми (функциональными) органами Администрации, оформляются без бланка.
2.27.10. В Администрации могут
использоваться бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки
документов, изготавливаемые полиграфическими предприятиями, имеющими
сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для
качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны
бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть
идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Электронные шаблоны бланков документов
должны быть защищены от несанкционированных изменений.
правовых актов
города Костромы
3.1.
Муниципальные правовые акты,
разрабатываемые в
Администрации
3.1.1. В Администрации осуществляется подготовка проектов:
а) решений Думы города Костромы;
б) постановлений Администрации, в том числе
постановлений по личному составу;
(пп.
"б" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N
221-рг)
в) распоряжений Администрации, в том числе
распоряжений по личному составу;
(пп.
"в" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N
221-рг)
г) утратил силу с 30.12.2021. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг;
д) утратил силу с 20.10.2023. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг;
е) распоряжений заместителя главы
Администрации;
ж) распоряжений заместителя главы
Администрации - начальника Управления финансов Администрации;
з) распоряжений заместителя главы
Администрации - председателя Комитета образования, культуры и спорта Администрации;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг)
и) распоряжений управляющего делами
Администрации;
к) распоряжений руководителей отраслевых
(функциональных) органов Администрации;
л) приказов руководителей отраслевых
(функциональных) органов Администрации.
(п.
3.1.1 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
3.1.2. Вид проекта акта определяется исходя
из компетенции органа (должностного лица), принимающего (издающего) акт, и
содержания проекта акта.
3.1.3. Проект муниципального правового акта
города Костромы (далее также - акт) может быть оформлен в форме:
а) нового акта;
б) акта о внесении изменений в акт;
в) акта о приостановлении действия акта
(его отдельных структурных единиц);
г) акта об отмене акта (его отдельных
структурных единиц);
д) акта о признании утратившим силу акта
(его отдельных структурных единиц).
3.1.4. Подготовка проекта нового акта
осуществляется в случае, если:
а) требуется правовое регулирование
общественных отношений, ранее не урегулированных;
б) требуется оформление управленческого
решения муниципальным правовым актом, имеющим индивидуальный характер;
в) акт, регулирующий соответствующие
общественные отношения, устарел и необходимо существенно изменить их правовое
регулирование;
г) требуется изменить вид акта;
д) количество вносимых в действующий акт
изменений составляет более половины текста акта либо внесение отдельных
изменений технически сложно для изложения или восприятия;
е) необходимо внести в акт изменения,
требующие переработки акта по существу и не позволяющие ограничиться новой
редакцией его отдельных структурных единиц;
ж) необходимо внести в акт изменения,
затрагивающие почти все его структурные единицы;
з) сохраняют значение только отдельные
структурные единицы акта, причем частично;
и) необходимо внести изменения в акт,
признанный утратившим силу в неотделимой части.
к) по данному вопросу имеется несколько
действующих актов, которые целесообразно кодифицировать либо консолидировать.
3.1.5. Подготовка проекта акта о внесении
изменений в акт осуществляется в случае необходимости изменить текст отдельных
предписаний акта.
3.1.6. Подготовка проекта акта о
приостановлении действия либо отмене акта (его структурных единиц)
осуществляется в случаях, предусмотренных статьей 61 Устава муниципального
образования городского округа город Кострома.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
3.1.7. Признанию утратившими силу подлежат
акты (их структурные единицы), если они противоречат включенным в новый акт той
же или большей юридической силы нормативным предписаниям либо поглощены ими,
либо фактически утратили свое значение. Муниципальные правовые акты, имеющие
индивидуальный характер, подлежат признанию утратившими силу в исключительных
случаях, если требуется прекратить или изменить действие принятого
управленческого решения.
3.2. Основные
правила нормотворческой техники
3.2.1. Основными требованиями нормотворческой техники являются:
а) логическое построение проекта акта;
б) краткость и точность изложения норм
проекта акта;
в) полнота правового регулирования проектом
акта соответствующей сферы общественных отношений;
г) ясность, простота и доступность языка
изложения проекта акта, исключающего различное толкование его норм;
д) оформление проекта акта в соответствии с
правилами делопроизводства, установленными настоящей Инструкцией и иными
муниципальными правовыми актами.
3.2.2. Логическое построение проекта акта
обеспечивается последовательностью, взаимной связью и согласованностью
положений проекта акта, отсутствием в нем внутренних противоречий.
3.2.3. В акт включаются положения,
соответствующие его предмету правового регулирования.
При изложении текста проекта акта сначала
размещаются нормативные предписания общего характера, устанавливающие принципы
правового регулирования и содержащие правила, которые должны учитываться при
формулировании последующих нормативных предписаний.
В проекте акта, устанавливающем порядок
определенной деятельности, нормативные предписания располагаются согласно
последовательности осуществления действий.
Нормативные предписания, которыми
устанавливаются какие-либо исключения из общего правила, включаются, как
правило, в акт, содержащий общее правило.
3.2.4. При изложении правовых норм следует
избегать как чрезмерно обобщенных, так и чрезмерно детализированных
формулировок, а также дублирования нормативных предписаний и их множественности
по одному и тому же вопросу.
3.2.5. При подготовке проекта акта не
допускается включение в него норм действующих актов, кроме случаев, когда такие
акты (их структурные элементы) в соответствии с проектом акта предлагается
признать утратившими силу (такие структурные элементы предлагается исключить из
действующего акта) либо воспроизведение норм действующих актов обусловлено
необходимостью последовательного изложения нормативных предписаний в проекте
акта.
3.2.6. Наряду с нормативными предписаниями
не формулируются предписания однократного действия, индивидуальные
управленческие решения, за исключением положений, содержащих поручения
отраслевым (функциональным) органам Администрации, должностным лицам,
организациям.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
3.2.7. В акт временного характера, как
правило, не включаются нормативные предписания, действие которых не ограничено
сроком.
3.2.8. Полнота правового регулирования
соответствующей сферы общественных отношений обеспечивается отсутствием
пробелов в правовом регулировании и установлением в проекте акта механизма
реализации его норм.
3.2.9. При формулировании текста проекта
акта следует:
а) использовать преимущественно
констатирующие, повествовательные, утвердительные предложения в настоящем
времени. Не допускается использование вопросительных и побудительных
предложений;
б) избегать длинных и сложных предложений,
перегрузки простых предложений однородными членами;
в) использовать нормативные предписания
обезличенного (нейтрального) характера, не относящиеся к конкретной ситуации, к
конкретным организациям и гражданам.
3.2.10. В тексте проекта акта не
допускается употребление:
а) просторечий и экспрессивных форм
разговорной речи;
б) иноязычных заимствований при наличии
равнозначных слов и терминов в русском языке;
в) обобщенных рассуждений, восклицаний и
призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
г) нечетких словосочетаний, таких как
"обычно", "нередко", "как правило", "в
случае необходимости", "только", "исключительно",
"по возможности", а также иных слов, которые могут привести к
неоднозначной трактовке положений акта;
д) аббревиатур и сокращений слов, кроме
установленных федеральными законами;
е) ненормативной лексики.
3.2.11. Терминология проекта акта должна
быть единообразной. Для обозначения одних и тех же понятий должны
использоваться одинаковые термины.
При использовании терминов следует исходить
из их общепринятых определений. В случае необходимости в проекте акта дается
расшифровка малоизвестных юридических, технических и других специальных
терминов.
Терминология проекта акта должна
соответствовать терминологии, используемой в Конституции Российской Федерации и
федеральных законах.
3.2.12. Определение термина указывается в
нормативном положении проекта акта, где данный термин употребляется впервые.
Определения наиболее важных терминов,
используемых в проекте акта и являющихся общими для всех его нормативных
предписаний, указываются в одной структурной единице, обычно помещаемой в
начале текста проекта акта.
Определения терминов должны быть понятными
и однозначными, излагаться лаконично.
3.2.13. Имена граждан указываются следующим
образом:
а) при указании фамилии, имени, а также
отчества (при наличии) полностью сначала пишется фамилия, затем - имя и
отчество.
Например: Петров Сергей Дмитриевич;
б) при указании фамилии и инициалов сначала
пишется фамилия, затем - инициалы имени и отчества с точкой. Инициалы
отделяются от фамилии пробелом.
Например: Петров С.Д.
(пп.
"б" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N
325-рг)
3.2.14. В акте, утверждающем состав
коллегиального органа, фамилии, имена, а также отчества (при наличии) пишутся
полностью, при этом сначала указывается имя председателя коллегиального органа,
затем его заместителя (заместителей) и (или) ответственного секретаря
(секретаря) с указанием должностей и обязанностей в составе этого органа в
соответствии с их распределением, а затем имена и должности членов
коллегиального органа в алфавитном порядке, при этом слова "член этого
органа" и тому подобные не указываются.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
3.2.15. Текст проекта акта должен быть
напечатан одинаковым шрифтом без текстовых выделений (подчеркивание, печатание
вразрядку, прописными буквами), за исключением случаев, предусмотренных
настоящей Инструкцией.
3.3. Обязательные
реквизиты и структура проектов актов
3.3.1. Проект акта должен содержать:
а) слово "Проект" (для проектов
решений Думы города Костромы);
б) герб города Костромы;
в) наименование органа местного
самоуправления, издавшего акт;
г) наименование должности лица, издающего
акт;
д) вид акта;
е) дата акта;
ж) знак "N" для указания
регистрационного номера акта;
з) заголовок акта;
и) текст акта;
к) подпись лица (лиц), официально уполномоченного
(уполномоченных) подписывать акт.
(п.
3.3.1 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
3.3.2. Заголовок акта отражает его
содержание и основной предмет правового регулирования. Оно должно быть точным,
четким и максимально информационно насыщенным. Заголовки решений должны
начинаться с отглагольного существительного, например, "Об
утверждении...", "О внесении изменений..." (исключение: "О
бюджете...").
(п.
3.3.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N 325-рг)
3.3.3. Текст проекта акта состоит из
вводной и постановляющей частей.
3.3.4. Во вводной части проекта
указываются:
а) цели и мотивы принятия акта;
б) ссылки на законы и иные правовые акты,
послужившие основанием для его принятия;
в) ссылка на статью Устава города Костромы,
пункт положения об отраслевом (функциональном) органе Администрации,
определяющие компетенцию органа местного самоуправления, должностного лица по
принятию правовых актов.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
3.3.5. Завершается изложение вводной части
словами "постановляю:", "обязываю:",
"приказываю:", "решила:", которые печатаются заглавными
буквами с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей акта
1 дополнительным межстрочным интервалом.
(п.
3.3.5 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
3.3.6. Постановляющая часть проекта
содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания, изложенные в виде
пунктов, начинающихся с глагола в инфинитиве (например, "Установить",
"Утвердить", "Признать утратившим силу" и прочее). В
исключительных случаях для указания рекомендуемых действий используется глагол
"предложить". Каждое новое предписание оформляется в виде отдельного
пункта.
3.3.7. Пункты, содержащие поручения,
начинаются с полного наименования органа местного самоуправления города
Костромы, отраслевого (функционального) органа Администрации, которому дается
поручение, в дательном падеже, и далее в скобках указываются фамилия и инициалы
руководителя органа в именительном падеже. Если поручение дается конкретному
исполнителю, его полная должность и фамилия с инициалами указываются без скобок
в дательном падеже.
Например:
Заместителю главы Администрации города
Костромы Фамилия И.О. обеспечить предупреждение о предстоящем увольнении
муниципальных служащих, должности которых сокращены.
или:
Управлению финансов Администрации города
Костромы (Фамилия И.О.) утвердить распределение ассигнований по подведомственным
получателям средств бюджета города Костромы.
(п.
3.3.7 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг)
3.4. Указание
дат, определение порядка вступления в силу
и обнародования
муниципальных правовых актов
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 06.09.2024 N
195-рг)
3.4.1. Даты в проектах правовых актов, в том числе при
указании даты издания, в тексте в грифах утверждения, в нумерационных
заголовках приложений, указываются словесно-цифровым способом, при этом ведущий
ноль в указании на день (число) месяца не указывается, а слово "года"
пишется полностью.
Например:
5 мая 2009 года.
3.4.2. Дата вступления в силу указывается в
случае, если необходимо установить особый порядок вступления акта в силу,
отличающийся от установленного статьей 59 Устава города Костромы.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
3.4.3. В пункте о вступлении акта в силу
должно употребляться понятие "вступление в силу".
3.4.4. Срок вступления в силу акта может
определяться календарной датой, истечением периода времени, который исчисляется
днями, указанием на день наступления события, с которым связано вступление в
силу акта. Не допускается употребление словосочетания "с момента" для
указания на событие, с которым связано вступление в силу акта.
Например:
4. Настоящее распоряжение вступает в силу
по истечении 65 дней после дня официального обнародования.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 06.09.2024 N 195-рг)
или:
Настоящее постановление вступает в силу со
дня вступления в силу решения Думы города Костромы о внесении соответствующих
изменений в решение Думы города Костромы о бюджете города Костромы на 2009 год.
3.4.5. При необходимости обнародовать акт
вводится пункт об обнародовании следующего содержания:
Например:
5. Настоящее решение подлежит официальному
обнародованию.
или:
5. Настоящее постановление вступает в силу
со дня его подписания и подлежит официальному обнародованию.
или:
5. Настоящее постановление вступает в силу
после его официального обнародования.
(п.
3.4.5 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 06.09.2024 N 195-рг)
3.4.6. Если момент вступления акта в силу
отсчитывается от дня его официального обнародования, то отдельный пункт об
обнародовании не вводится. При этом используется формулировка: "по
истечении... дней после дня официального обнародования".
(п.
3.4.6 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 06.09.2024 N 195-рг)
3.4.7. В случаях, предусмотренных правовыми
актами Российской Федерации, и иных случаях, когда муниципальный правовой акт,
в том числе соглашение, заключенное между органами местного самоуправления,
подлежит официальному опубликованию в печатном издании муниципального
образования, в пункте об обнародовании, а также в листе согласования к проекту
муниципального правового акта, соглашения указывается информация о
необходимости в этом.
Например:
5. Настоящее постановление вступает в силу
после его официального обнародования и подлежит официальному опубликованию в
бюллетене "Официальный вестник города Костромы".
(п.
3.4.7 введен распоряжением Администрации города Костромы от 06.09.2024 N
195-рг)
3.5. Употребление
ссылок в проектах
муниципальных
правовых актов
3.5.1. Ссылки в проекте акта на его структурные единицы, а
также на иные акты (их структурные единицы) применяются в случае, если
необходимо показать взаимную связь нормативных предписаний либо избежать их
дублирования.
3.5.2. Ссылки можно делать только на
вступившие в силу акты. Ссылки на утратившие силу акты или проекты недопустимы.
3.5.3. Не допускается применение ссылки на
норму, которая в свою очередь отсылает к другой норме (нормам), а также если
при использовании ссылки возникают затруднения в понимании смысла нормативного
предписания.
3.5.4. При необходимости сделать ссылку на
нормативный акт указываются следующие реквизиты в следующей последовательности:
вид акта, дата его подписания, регистрационный номер и заголовок акта.
Например:
... в соответствии с Федеральным законом от
6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации".
При переносе реквизитов акта на другую
строку текста не допускается разрыв даты его подписания, а также знака
"N" и регистрационного номера акта.
(абзац
введен распоряжением Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
3.5.5. Если правовым актом органа
исполнительной власти, органа местного самоуправления утверждены положение,
правила, инструкция или иной подобный правовой акт (далее - утверждаемый акт),
то ссылка делается непосредственно на утверждаемый акт, содержащий нормативные
предписания, а не на акт о его утверждении.
3.5.6. При употреблении ссылок на
утверждаемый акт (за исключением случаев внесения изменений) используется
термин "утвержденный" в соответствующем числе и падеже, независимо от
того является ли данный акт единственным приложением к распорядительному акту
или нет, и каким по счету приложением является, а также от того, какой термин использовался
в тексте акта об утверждении нормативного акта. При этом указываются следующие
реквизиты в следующей последовательности: наименование утверждаемого акта (без
кавычек), слово "утвержденный" в соответствующем числе и падеже, вид
утверждающего акта, дата его подписания, регистрационный номер. Заголовок
утверждающего акта может указываться лишь в том случае, если он не содержит
указания об утверждении (принятии) утверждаемого акта.
Например:
... в соответствии с Положением о
территориальном общественном самоуправлении в городе Костроме, утвержденным
решением Думы города Костромы от 29 марта 2007 года N 30.
... в соответствии с Положением о
территориальном общественном самоуправлении в городе Костроме, утвержденным
решением Думы города Костромы от 29 марта 2007 года N 30 (далее - Положение о
территориальном общественном самоуправлении).
3.5.7. При употреблении ссылок на
Конституцию Российской Федерации, кодексы Российской Федерации, Устав
Костромской области, кодексы Костромской области, Устав города Костромы, Регламент
Думы города Костромы и Регламент Администрации города Костромы дата подписания
и регистрационный номер (дата подписания и регистрационный номер утверждающего
акта) не указываются.
Например:
в соответствии с частью 1 статьи 5
Конституции Российской Федерации;
в порядке, установленном Гражданским
кодексом Российской Федерации;
в соответствии с частью 1 статьи 35 Устава
города Костромы;
в соответствии со статьей 43 Регламента
Думы города Костромы;
в соответствии со статьей 19 Регламента
Администрации города Костромы.
3.5.8. При необходимости дать ссылку не на
весь акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта
конкретная единица (начиная с наименьшей).
Например:
... устанавливаются пунктом 15 части 2
статьи 16 Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих
принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
3.5.9. Обозначения (номера) разделов, глав,
статей, частей, пунктов печатаются цифрами, обозначения подпунктов печатаются
строчными буквами русского алфавита в кавычках. Точки после номеров структурных
единиц не ставятся.
Например:
подпункт "а" пункта 2 части 1
статьи 5
подпункт "в" пункта 2.3
глава 5
разделы III и IV
3.5.10. Обозначения (порядковые номера)
абзацев при ссылках на них указываются словами.
Например:
абзац второй части 1 статьи 1
в соответствии с абзацем первым пункта 7.3
При этом первым считается тот абзац, с
которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.
Например:
Статья 2. Принципы территориального
общественного самоуправления
1.
................: (абзац первый части 1)
.........;
(абзац второй части 1)
.........;
(абзац третий части 1)
.........
. (абзац четвертый части 1)
2.
.................. . (часть 2)
3.5.11. Ссылки на структурные единицы разрабатываемого
проекта оформляются следующим образом:
содержащиеся в пункте 3.2 настоящего
постановления;
в связи с положениями настоящей главы;
в соответствии с частью 1 статьи 5
настоящего Положения;
3.5.12. Ссылки в актах могут даваться на
акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на конкретные нормативные
правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не
допускаются (например, ссылка в постановлении Администрации на конкретный
приказ отраслевого (функционального) органа Администрации).
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
3.5.13. При употреблении ссылок:
а) с прописной буквы пишется слово
"Федеральный" в названиях конкретных федеральных конституционных
законов, федеральных законов, слово "Закон" - в названиях законов
Российской Федерации, законов Костромской области;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
б) с прописной буквы пишется вид
утверждаемого акта (положение, правила, инструкция и прочее) в словосочетании
"настоящие Правила", используемом как отсылочная норма внутри текста
акта;
в) со строчной буквы пишется вид акта
(решение, постановление, распоряжение, приказ) в названиях конкретных актов
Костромской областной Думы, губернатора Костромской области, Администрации
Костромской области, исполнительных органов государственной власти Костромской
области, актов органов местного самоуправления города Костромы, отраслевых
(функциональных) органов Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
3.6. Оформление
утверждаемых актов и приложений
к муниципальным
правовым актам
3.6.1. При введении детального правового регулирования по
отдельному вопросу или нескольким взаимосвязанным вопросам в целях обеспечения
расположения нормативных предписаний в логической последовательности,
облегчения их восприятия нормативные предписания могут оформляться в виде
утверждаемых постановлением (решением, распоряжением) положения, правил,
инструкции или иного аналогичного акта (далее - утверждаемый акт), текст
которого не имеет жесткой связи с предписаниями постановления, решения,
распоряжения (далее - утверждающий акт).
3.6.2. Утверждаемый акт оформляется, в
частности, в форме:
а) положения - если необходимо установить
статус, компетенцию, основы организации деятельности органа местного самоуправления,
отраслевого (функционального) органа Администрации, коллегиального
(совещательного) органа. В форме положения может также утверждаться комплексный
правовой акт, регулирующий вопросы статуса каких-либо органов и организаций,
права и обязанности граждан, условия и пределы осуществления какой либо
деятельности, вопросы процедуры, если данный акт невозможно отнести к другой
форме;
б) правил - при необходимости установления
прав и обязанностей граждан и организаций, условий осуществления какой-либо
деятельности;
в) порядка - если требуется установить
последовательность действий, операций, основные этапы осуществления какой-либо
деятельности;
г) инструкции - если необходимо установить
детальное регулирования осуществления какой-либо деятельности, дать нормативное
описание последовательности операций и правил их осуществления;
д) перечня - при необходимости
последовательного изложения списка каких-либо объектов.
3.6.3. При необходимости утверждаемый акт
может оформляться в иной форме.
3.6.3.1. В случае, если утверждаемый акт
представляет собой многостраничный документ, он может оформляться с титульным
листом.
(п.
3.6.3.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 30.01.2020 N
15-рг)
3.6.4. Утверждение акта оформляется грифом
утверждения, который оформляется в соответствии с разделом 2.12 настоящей Инструкции.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 13.09.2010 N 267-рг, от
30.01.2020 N 15-рг)
3.6.5. Нормативное предписание об утверждении
акта формулируется следующим образом: "Утвердить прилагаемое Положение о
...".
3.6.6. Приложения поясняют или дополняют
содержание проекта акта и являются его неотъемлемой частью, непосредственно
связанной с пунктами основного текста, но вынесенной для удобства пользования
на отдельные листы. Текст приложения не имеет самостоятельного предмета
регулирования, не образует целостной и завершенной системы предписаний, его
положения имеют смысл только во взаимосвязи с предписаниями основного акта. В виде
приложений оформляются приводимые в проекте акта таблицы, графики, карты,
схемы, списки, иллюстрации и тому подобное.
3.6.7. Соответствующие пункты (статьи)
проекта акта должны иметь ссылки на приложения, которые делаются при помощи
слов, "в соответствии с приложением", "по форме, установленной
приложением 1".
3.6.8. Приложение должно иметь
нумерационный заголовок и тематический заголовок.
3.6.9. Нумерационный заголовок связывает
приложение с текстом проекта основного акта. Нумерационный заголовок располагается
в правом верхнем углу первой страницы приложения и центруется относительно
самой длинной строки. Длина сроки нумерационного заголовка не должна превышать
7,5 сантиметра.
(п.
3.6.9 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
3.6.10. В нумерационном заголовке
указывается:
а) слово "Приложение";
б) порядковый номер приложения (арабскими
цифрами без знака "N"), если акт содержит несколько приложений.
Единственное приложение не нумеруется;
в) ссылка на основной акт в дательном
падеже: вид, дата принятия (издания), регистрационный номер акта, к которому
относится приложение. Если приложение относится к утверждаемому акту, то
указывается наименование утверждаемого акта в дательном падеже;
г) сведения об изложении приложения в новой
редакции.
Например:
Приложение
к постановлению Администрации
города Костромы
от 20 мая 2009 года N ______
или:
Приложение 2
к Положению о территориальном
общественном самоуправлении
в городе Костроме
(в редакции решения
Думы города Костромы
от 20 мая 2009 года N 22)
3.6.11. Тематический заголовок указывает на содержание
приложения (график, схема и прочее). Тематический заголовок располагается ниже
нумерационного заголовка на два дополнительных межстрочных интервала,
печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Если заголовок состоит
из наименования вида правового акта (правила, инструкция, положение), то
наименование вида правового акта печатается на отдельной строке прописными буквами.
Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов внутри заголовка не
допускаются.
Например:
ПОЛОЖЕНИЕ
об Отделе кадров
Администрации города Костромы
(п.
3.6.11 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
3.6.12. Не допускается оформление
приложением утверждаемого акта, имеющего собственный предмет регулирования,
содержащего завершенную систему предписаний, использование которого возможно
вне тесной связи с нормами утверждающего акта.
3.7. Оформление
таблиц в проектах актов
3.7.1. Таблицы помещаются в приложениях к актам. В виде
таблицы может быть оформлен текст утверждаемого акта. Оформление табличных
материалов в тексте решения, постановления, распоряжения или приказа не
допускается, за исключением случаев внесения изменений в акты. Каждая таблица
оформляется отдельным приложением, отдельным утверждаемым актом, за исключением
случаев оформления нескольких взаимосвязанных таблиц.
3.7.2. Таблицы оформляются в соответствии с
подразделом 2.26 настоящей
Инструкции.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
3.7.3. Утратил силу с 1 марта 2020 года. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг.
3.8.1. Внесение изменений в акт осуществляется принявшим
(издавшим) его органом местного самоуправления (должностным лицом) путем
принятия (издания) акта того же вида, что и акт, в который они вносятся.
Внесение изменений в утверждаемый акт осуществляется утвердившим его органом
(должностным лицом) путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт,
которым утвержден данный акт. Изменения в постановления и распоряжения Главы
города Костромы вносятся соответственно постановлениями и распоряжениями
Администрации города Костромы.
3.8.2. Наличие в актах, устанавливающих
новое правовое регулирование, норм, содержащих внесение изменений в акты или их
структурные единицы, не допускается.
а) замена слов, цифр;
б) исключение слов, цифр, предложений;
в) исключение структурных единиц не
вступившего в силу акта;
г) новая редакция структурной единицы акта;
д) дополнение структурной единицы акта
новыми словами, цифрами или предложениями;
е) дополнение акта новыми структурными
единицами.
3.8.4. Изменения всегда вносятся только в
основной акт. Вносить изменения в основной акт путем внесения изменений в
изменяющий его акт недопустимо, за исключением случая, если данный изменяющий
акт еще не вступил в силу.
3.8.5. Внесение в основной акт,
устанавливающий общеобязательные правила, не ограниченные сроком действия,
правовых норм временного характера не допускается. При необходимости установить
по определенным вопросам временное (отличающееся от общеустановленного)
правовое регулирование принимается самостоятельный акт.
3.8.6. Текст вносимого в акт изменения
выделяется кавычками. В текст вносимого изменения при необходимости включаются
знаки препинания в начале и в конце текста, постановку которых влечет вносимое
изменение, за исключением случаев, указанных в пункте 3.8.26 настоящей
Инструкции.
3.8.7. В заголовке акта о внесении
изменений указываются вид, дата, регистрационный номер и наименование акта, в
который вносятся изменения.
Например:
О внесении изменений в решение Думы города
Костромы от 25 декабря 2008 года N 134 "О бюджете города Костромы на 2009
год".
3.8.8. Заголовок акта о внесении изменений
всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе и
падеже, независимо от содержания акта.
Например: О внесении изменений в решение
Думы города Костромы от ... N ... "...".
То же правило действует в отношении абзаца
первого каждого пункта, если пункт содержит два или более изменения.
3.8.9. При внесении
изменений в утверждаемые акты, в заголовке акта о внесении изменений
указывается наименование утверждаемого акта, а не утвердившего его акта.
Реквизиты утверждающего акта в заголовке акта о внесении изменений не
указываются.
Например: "О внесении изменений в
Положение о территориальном общественном самоуправлении в городе
Костроме".
3.8.10. При внесении изменений в одну или
две структурные единицы акта заголовок проекта следует конкретизировать.
Например: "О внесении изменений в
статьи 16 и 18 Положения о муниципальной службе в городе Костроме".
3.8.11. При внесении изменений в несколько
решений, постановлений, распоряжений или приказов заголовок изменяющего акта
формулируется следующим образом "О внесении изменений в отдельные
постановления Администрации города Костромы в целях (в части, в сфере) +".
3.8.12. При внесении изменений в акт (его
структурную единицу) указываются:
а) точная (до абзаца) норма, в которую
вносятся изменения;
б) вид, дата принятия (издания) акта,
регистрационный номер акта;
в) наименование акта;
г) ссылки на вид, даты принятия (издания),
регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.
Например:
1. Внести в постановление Главы города
Костромы от 25 мая 2006 года "Об установлении системы оплаты труда
руководителя муниципального бюджетного учреждения города Костромы
"Управление административными зданиями" (с изменениями, внесенными постановлениями
Главы города Костромы от 13 апреля 2007 года N 825, от 18 марта 2008 года N
627) следующие изменения:
1.1. ....;
1.2. ....
3.8.13. При внесении изменений в
утверждаемый акт (его структурную единицу) указываются:
а) точная (до абзаца) норма, в которую
вносятся изменения (при внесении изменений в структурные единицы акта);
б) наименование утвержденного акта, которое
в кавычки не заключается;
в) слово "утвержденный" в
соответствующем числе и падеже;
г) вид, дата принятия (издания)
утверждающего акта, регистрационный номер утверждающего акта;
д) наименование утверждающего акта, если
оно не включает наименование утверждаемого акта;
е) ссылки на вид, даты принятия (издания),
регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.
Например:
1. Внести в Положение о бюджетном процессе
в городе Костроме, утвержденное решением Думы города Костромы от 27 марта 2003
года N 22 (с изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от 9
августа 2005 года N 85, от 25 февраля 2007 года N 18) следующие изменения:
или:
1. Внести в пункт 17 части 1 статьи 5
Положения о бюджетном процессе в городе Костроме, утвержденного решением Думы
города Костромы от 27 марта 2003 года N 22 (с изменениями, внесенными решениями
Думы города Костромы от 9 августа 2005 года N 85, от 25 февраля 2007 года N
18), изменение, изложив его в следующей редакции:
3.8.14. При внесении изменений в приложение
к акту указываются:
а) точная (до абзаца, строки таблицы) норма
приложения, в которую вносятся изменения (при внесении изменений в структурную
единицу приложения);
б) слово "приложение" в
соответствующем падеже, а также номер приложения (если акт содержит несколько
приложений),
в) наименование приложения в кавычках;
г) ссылка на акт, к которому относится
приложение, которая включает вид, дату принятия (издания), регистрационный
номер и наименование акта, к которому относится приложение;
д) ссылки на вид, даты принятия (издания),
регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.
Например:
Внести в приложение 12 "Распределение
субвенций на реализацию Федерального закона 12 января 1995 года N 5-ФЗ "О
ветеранах" к решению Думы города Костромы от 6 июня 2002 года N 45 "О
бюджете города Костромы на 2002 год" следующие изменения:
3.8.15. При внесении изменений одновременно
в утверждающий и утверждаемый акт либо в несколько утверждаемых актов,
оформленных в виде приложений к утверждающему акту, в заголовке акта о внесении
изменений указываются реквизиты только утверждающего акта.
3.8.16. Внесение изменений в приложение к
акту (структурный элемент приложения), если до вступления в силу настоящей
Инструкции в качестве приложения был оформлен утверждаемый акт, имеющий
самостоятельное правовое значение и не связанный с текстом утверждающего акта,
оформляется в соответствии с пунктом 3.8.9 настоящей
Инструкции, за исключением случаев, указанных в настоящем пункте.
Внесение изменений в несколько утверждаемых
актов, принятых до вступления в силу настоящей Инструкции и оформленных в виде
приложений к утверждающему акту, оформляется следующим образом:
1. Внести в постановление Главы города
Костромы от 20 апреля 2008 года N 847 "Об утверждении Положения об
Управлении по связям с общественностью и средствами массовой информации
Администрации города Костромы, положений об отделах, структуры, структурной и
штатной численности Управления по связям с общественностью и средствами массовой
информации Администрации города Костромы" (с изменениями, внесенными
постановлениями Главы города Костромы от 3 сентября 2007 года N 2085 и от 8
сентября 2008 года N 1698) следующие изменения:
1.1. в Положении об Управлении по связям с
общественностью и средствами массовой информации Администрации города Костромы
(приложение 1):
...;
1.2. пункт 2.1.2 Положения об отделе по
работе с общественными организациями Управления по связям с общественностью и
средствами массовой информации Администрации города Костромы (приложение 4)
дополнить новыми подпунктами "л"-"о" следующего содержания:
....
3.8.17. При подготовке проектов актов о
внесении изменений в несколько решений, постановлений распоряжений или приказов
изменения, вносимые в каждый акт, оформляются самостоятельными пунктами.
3.8.18. При одновременном внесении в акт
изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного акта
положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одном
пункте. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть
изложены последовательно (попунктно, постатейно).
3.8.19. По общему правилу каждое изменение
должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы акта,
которая изменяется.
3.8.20. Внесение в акт изменений в
обобщенной форме (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием
формулировки "по тексту") не допускается.
Исключение может составлять только внесение
изменений в обобщенной форме в один пункт, подпункт, одну статью акта или ее
структурную единицу. Если в этот пункт, подпункт, эту статью или ее структурную
единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова
везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно
быть оформлено следующим образом:
Например:
... в пункте 3 Положения о ...,
утвержденного постановлением Администрации города Костромы от ............... N
... (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от
... N ..., от ... N ...) слова "............" заменить словами
"............".
или
... пункт 3 Положения о ..., утвержденного
постановлением Администрации города Костромы от ............... N ... (с
изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N
..., от ... N ...) после слов "..............." дополнить словами
"..............".
3.8.21. Если в пункте, подпункте, статье
акта, структурной единице статьи необходимо произвести замену слова или слов в
нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и
падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в
этот пункт, подпункт, эту статью или ее структурную единицу не вносятся, то
применяется следующая формулировка:
Например:
... в пункте 3 Положения о ...,
утвержденного постановлением Администрации города Костромы от ............... N
... (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от
... N ..., от ... N ...) слова "...... (слова указываются в именительном
падеже единственного числа) ......" в соответствующих числе и падеже
заменить словами "...... (слова указываются в именительном падеже
единственного числа) ......" в соответствующих числе и падеже.
или
в пункте 3 Положения о ..., утвержденного
постановлением Администрации города Костромы от ............... N ... (с
изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N
..., от ... N ...) слова "...... (слова указываются в именительном падеже
единственного или множественного числа) ......" в соответствующем падеже
заменить словами "...... (слова указываются в именительном падеже
единственного или множественного числа) ......" в соответствующем падеже.
3.8.22. Недопустимо изменять нумерацию
частей, разделов, глав, статей, пунктов и подпунктов акта при внесении в него
изменений и признании утратившими силу структурных единиц акта.
Если дополнения вносятся в конец акта, то
необходимо продолжать имеющуюся нумерацию частей, разделов, глав, статей,
пунктов (например, последним был пункт 5 - дополнить новым пунктом 6, в
утверждаемом акте: последним был раздел 3 - дополнить разделом 4; последней
была статья 7 - дополнить статьей 8).
Если дополнения вносятся в конец
структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию
(например, в пункте последним подпунктом был подпункт "г" - дополнить
подпунктом "д"; в статье утверждаемого акта последней частью была
часть 3 - дополнить частью 4 и так далее).
3.8.23. Если акт дополняется новыми
структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать
дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными
обозначениями (например, пункт 3.3.3.1,
1
подпункт
"б ", а в утверждаемых актах - глава 5.1, статья 7.2, часть 2.1).
Например:
... внести в постановление Администрации
города Костромы от ... N ... "О ..." (с изменениями, внесенными
постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...)
следующие изменения:
дополнить новым пунктом 3.1 следующего
содержания:
"3.1. ....";
или ...
Внести в Положение ..., утвержденное
решением Думы города Костромы от ... N ... (с изменениями, внесенными решениями
Думы города Костромы от ... N ..., от ... N ...) следующие изменения:
1) дополнить новой статьей 15.1 следующего
содержания:
"Статья 15.1. ...................
1. ........................
2. ........................";
2) в статье 16:
часть 2 дополнить пунктом 2.1 следующего
содержания:
"2.1)
...............................;";
2
пункт
3 части 4 дополнить подпунктом "б " следующего содержания:
2
"б)
.............................;".
3.8.24. При дополнении утверждаемого акта новым пунктом,
статьей, главой, разделом, находящимися на стыке глав, разделов, частей,
указывается точное месторасположение дополняемых пункта, статьи, главы, раздела
со ссылкой на соответствующую главу, раздел, часть акта.
3.8.25. При внесении дополнений в статью,
часть статьи, пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это
дополнение должно находиться.
Например:
пункт 3.2.2 после слов
"................." дополнить словами "................."
3.8.26. При дополнении
пункта новыми подпунктами, которые необходимо расположить в конце пункта, либо
при дополнении статьи утверждаемого акта новыми частями, пунктами или
подпунктами, которые необходимо расположить соответственно в конце статьи,
пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера
дополняемых частей, пунктов или подпунктов. Необходимая в ряде таких случаев
замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции акта
(без оговорки в тексте акта о внесении изменений).
Например:
пункт 3.2.1 дополнить новым подпунктом
"д" следующего содержания:
"д) ...................."
или в утверждаемом акте:
часть 5 статьи 6 дополнить новым пунктом 4
следующего содержания:
"4) ...................."
3.8.27. В целях сохранения структуры пункта
акта или статьи утверждаемого акта:
а) дополнение абзацами может производиться
только в конец соответствующей структурной единицы, но если необходимо между
уже имеющимися абзацами включить новый абзац, дается новая редакция той
структурной единицы статьи акта, к которой относится абзац;
б) при признании абзаца утратившим силу
пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в
подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную
единицу.
3.8.28. Новая редакция акта или
утверждаемого акта в целом не допускается.
3.8.29. Структурная единица акта излагается
в новой редакции в случаях, если:
а) необходимо внести существенные изменения
в данную структурную единицу;
б) неоднократно вносились изменения в текст
структурной единицы акта.
3.8.30. Изложение структурной единицы акта
в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех
промежуточных редакций данной структурной единицы.
3.8.31. При необходимости изложить одну
структурную единицу акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
Внести в пункт 3.2.12 постановления
Администрации города Костромы от ... N ... "О ..." (с изменениями,
внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N
...) изменение, изложив его в следующей редакции:
"3.2.12.
.......................".
Или:
Внести в статью 16 Положения о...,
утвержденного решением Думы города Костромы от ..... N ..., изменение, изложив
ее в следующей редакции:
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
"Статья 16. .....................
..................................".
3.8.32. При необходимости внести изменение
в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения
оформляется приложением к изменяющему акту.
(п.
3.8.32 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N
221-рг)
3.8.33. При необходимости заменить цифровые
обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".
Например:
цифры "12, 14, 125" заменить
цифрами "13, 15, 126".
3.8.34. При необходимости заменить слова и
цифры употребляется термин "слова".
Например:
слова "в 50 раз" заменить словами
"в 100 раз".
3.8.35. Если в акте одновременно с пунктами
о внесении изменений в акты содержится пункт с перечнем актов, подлежащих
признанию утратившими силу, то наличие такой статьи обязательно должно быть
отражено в наименовании акта.
Например:
О внесении изменений Положение о ... и признании
утратившими силу отдельных решений Думы города Костромы
3.8.36. В случае если дополняется словами
структурная единица акта и это дополнение должно находиться в конце данной
структурной единицы, применяется следующая формулировка:
Пример:
пункт 1 дополнить словами
"..............."
3.8.37. При необходимости внести изменения
в строку таблицы указывается ее номер, если таблица имеет сквозную нумерацию
строк, в противном случае оформление внесения изменений осуществляется
следующим образом:
1. Внести в Приложение 5
"Ведомственная структура расходов бюджета города Костромы" к решению
Думы города Костромы от 3 июня 2004 года N 44 "О бюджете города Костромы
на 2004 год" следующие изменения:
1) строку
|
"Управление здравоохранения
|
054
|
0000
|
000
|
000
|
86122"
|
изложить в следующей редакции:
|
"Комитет по здравоохранению и фармации
|
054
|
0000
|
000
|
000
|
86122";
|
2) ....
3.8.38. В акты, определяющие состав
коллегиальных органов, внесение изменений в формах, предусмотренных пунктом 3.8.3 настоящей
Инструкции, не производится. Оформление внесения изменений в указанные акты
осуществляется следующим образом:
а) заголовок проекта изменяющего акта
включает слова "О внесении изменений в состав" и наименование коллегиального
органа в родительном падеже;
б) в постановляющей части проекта
указывается наименование органа, в состав которого вносятся изменения, а также
приводится ссылка на вид акта, дату и регистрационный номер акта, которым
утвержден состав коллегиального органа. Наименование акта, которым утвержден
состав коллегиального органа, приводится в случае, если оно не содержит
указания на утверждение этим актом состава коллегиального органа;
в) в постановляющей части проекта
описываются производимые действия: включение или исключение лиц из состава
комиссии, изменение наименования должности члена комиссии, изменение
обязанностей лица в составе коллегиального органа (председатель, заместитель председателя,
ответственный секретарь). При этом полностью указываются фамилия, имя и
отчество лица. Однородные действия группируются в один пункт. Включение лица в
состав коллегиального органа и определение его обязанностей в составе данного
органа оформляется отдельными пунктами.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
Например:
1. Внести в состав Земельной комиссии
города Костромы (далее - комиссия), утвержденный постановлением Администрации
города Костромы от 30 июня 2009 года, следующие изменения:
1.1. исключить из состава комиссии:
1.1.2. Иванова Петра Семеновича,
заместителя главы Администрации города Костромы;
....
1.2. включить в состав комиссии:
1.2.1. Сидорова Ивана Николаевича,
заместителя главы Администрации города Костромы;
....
1.3. назначить Сидорова Ивана Николаевича
председателем комиссии;
1.4. указать новую должность Михайлова
Андрея Сергеевича - заместитель начальника Административно-правового
управления.
их структурных
единиц утратившими силу
3.9.1. Признание акта (его структурных единиц) утратившим
силу осуществляется принявшим (издавшим) этот акт органом местного
самоуправления, отраслевым (функциональным) органом Администрации, должностным
лицом путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт, который или
структурные единицы которого признаются утратившими силу. Признание
утверждаемых актов (их структурных единиц) утратившим силу осуществляется
утвердившим этот акт органом (должностным лицом) путем принятия (издания) акта
того же вида, что и акт, которым утвержден данный акт.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
3.9.2. Признанию утратившими силу подлежат
акты в целом, структурные единицы актов с указанием на приложение (утверждение
акта), если данные приложения (утверждаемые акты) не содержат норм, сохраняющих
свое значение, а также иные структурные единицы актов, вступивших в силу. При
этом используется термин "признать утратившим силу". Отдельные слова,
цифры, предложения, а также структурные элементы акта, не вступившего в силу,
исключаются из текста акта в порядке, установленном подразделом 3.8 настоящей Инструкции.
3.9.3. При необходимости признать ранее
принятые акты утратившими силу полностью или в части принимается специальный
акт или вносится специальный пункт в акт, устанавливающий новое правовое
регулирование. При этом в заголовок акта не включается указание на признание им
утратившими силу иных актов.
3.9.4. Перечень актов, подлежащих признанию
утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным с
тем, чтобы не был упущен ни один акт, противоречащий новому акту или вновь
принятому акту более высокой юридической силы, и не были включены для признания
утратившими силу ни один акт или его часть, сохраняющие свое значение.
В перечни актов, подлежащих признанию
утратившими силу, следует включать не только акты, которые действовали до
принятия нового акта, но также акты по данному вопросу, которые ранее
фактически утратили силу (то есть в силу разных причин не применялись) либо
поглощены последующими актами, но не были признаны утратившими силу в
установленном порядке.
3.9.5. Акты в перечне актов, подлежащих
признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их
подписания). В пределах одной и той же даты подписания акты располагаются в
соответствии с их регистрационными номерами в возрастающем порядке.
3.9.6. При признании акта (его структурных
единиц) утратившим силу должны быть указаны вид акта, дата его принятия,
регистрационный номер и наименование.
3.9.7. В перечень актов, признаваемых
утратившими силу, в виде отдельных позиций включаются основной акт (его
структурные единицы) и акты, которыми в его текст (текст структурных единиц)
были внесены изменения или приостановлено действие акта (его структурных
единиц).
3.9.8. Акты (их структурные единицы),
которые, не внося изменений в текст основного акта, признаваемого утратившим
силу, предусматривают указания, изменяющие его по существу, признаются
утратившими силу в случаях, когда они противоречат новому акту или поглощаются
им.
3.9.9. При признании утратившим силу акта,
наименование которого было изменено, в перечень актов, подлежащих признанию
утратившими силу, данный акт включается с его первоначальным наименованием.
Акт, изменивший наименование первого акта, признается утратившим силу отдельно.
При признании утратившей силу структурной
единицы акта, наименование которого было изменено, в перечень актов, подлежащих
признанию утратившими силу, акт включается с измененным наименованием.
3.9.10. При признании утратившей силу
структурной единицы акта, которой не было в его первоначальной редакции
(которая была дополнена позднее), в перечень актов, подлежащих признанию
утратившими силу, в виде отдельных позиций включаются:
а) данная структурная единица;
б) структурная единица акта, которым
утрачивающая силу структурная единица была дополнена.
3.9.11. Если в акте имеются пункты,
которыми признавались утратившими силу ранее принятые акты, то при
необходимости признать утратившим силу данный акт, он признается утратившим
силу полностью, независимо от наличия в нем таких пунктов. Признание утратившим
силу акта (его пунктов), который в свою очередь признает утратившим силу другой
акт (его структурные единицы), не влечет признания действующим (восстановления
действия) другого акта (его структурных единиц).
3.9.12. Временные акты, структурные единицы
актов, имеющие временное значение, срок действия которых истек, в перечень не
включаются.
В случаях, когда в акте, наряду с
временными нормами, срок действия которых истек, содержатся постоянно
действующие нормы, подлежащие признанию утратившими силу, в перечень включается
весь акт. Данное правило не распространяется на акты о планах и программах, о
бюджете, по которым в перечень включаются только нормы, срок действия которых
не ограничен определенным временем.
В случаях, когда действие акта, содержащего
временные нормы, в последующем было продлено на неопределенный срок либо
распространено на другие организации или граждан в виде постоянно действующей
нормы, в перечень включаются акт, содержащий временные нормы, и акт о продлении
или распространении его действия.
3.9.13. Если в акте (его структурной
единице), подлежащем признанию утратившим силу, содержится указание на
приложение (утверждаемый акт), которое также подлежит признанию утратившим
силу, то в перечень включается только этот акт (его структурная единица), а
приложение (утверждаемый акт) отдельно не оговаривается. Если акт и приложение
к нему (утверждающий и утверждаемый акты) не могут быть признаны утратившими
силу полностью, то в перечень включаются только отдельные структурные единицы
акта и приложения (утверждающего и утверждаемого актов). Если в акте (его
структурной единице), наряду с указанием на приложение (утверждение акта),
содержатся нормы по иным вопросам, сохраняющим свое значение, приложение
(утверждаемый акт) признается в целом утратившим силу путем внесения
соответствующих изменений в акт (его структурную единицу).
3.9.14. В исключительных случаях акты (или
их структурные единицы), могут признаваться утратившими силу в неотделимой
части (если подразумевается часть, не выделенная в самостоятельную структурную
единицу).
Например:
Признать утратившим силу пункт 3 решения
Думы города Костромы от 26 марта 2000 года N 142 "О бюджете города
Костромы на 2000 год" в части сроков возврата задолженности бюджету
Костромской области.
3.9.15. При признании утратившей силу
неотделимой части акта, наименование которого было изменено, в перечень актов,
подлежащих признанию утратившими силу, данный акт включается с измененным
наименованием.
3.10. Оформление
приостановления действия актов
(их структурных
единиц)
3.10.1. При оформлении актов о приостановлении действия
муниципального правового акта указывается:
а) точная (до абзаца) норма, действие
которой приостанавливается (при приостановлении действия структурной единицы
акта);
б) вид, дата принятия (издания) акта,
регистрационный номер акта;
в) наименование акта;
г) ссылки на вид, даты принятия (издания)
акта, регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт;
д) срок приостановления акта, определяемый
точной календарной датой, истечением периода времени или указанием на событие,
которое должно произойти.
Например:
1. Приостановить действие постановления
Главы города Костромы от 25 мая 2006 года "Об установлении системы оплаты
труда руководителя муниципального бюджетного учреждения города Костромы
"Управление административными зданиями" (с изменениями, внесенными
постановлениями Главы города Костромы от 13 апреля 2007 года N 825, от 18 марта
2008 года N 627) в период с 1 января 2009 года по 31 декабря 2009 года.
3.10.2. При оформлении актов о
приостановлении действия утверждаемого акта (его структурной единицы) указываются:
а) точная (до абзаца) норма, действие
которой приостанавливается (при приостановлении действия структурной единицы
акта);
б) наименование утверждаемого акта, которое
в кавычки не заключается;
в) слово "утвержденный" в
соответствующем числе и падеже;
г) вид, дата принятия (издания)
утверждающего акта, регистрационный номер утверждающего акта;
д) наименование утверждающего акта, если
оно не включает наименование утверждаемого акта;
е) ссылки на вид, даты принятия (издания),
регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.
Например:
1. Приостановить действие статьи 12
Положения о бюджетном процессе в городе Костроме, утвержденного решением Думы
города Костромы от 27 марта 2003 года N 22 (с изменениями, внесенными решениями
Думы города Костромы от 9 августа 2005 года N 85, от 25 февраля 2007 года N 18)
в период с 1 января 2009 года по 31 декабря 2009 года.
3.10.3. При оформлении актов о
приостановлении действия муниципального правового акта в неотделимой части
(если подразумевается часть, не выделенная в самостоятельную структурную
единицу) указывается в части каких отношений приостанавливается действие акта.
Например:
Приостановить в период с 1 января 2009 года
по 30 июня 2009 года действие пункта 3 решения Думы города Костромы от 26 декабря
2008 года N 242 "О бюджете города Костромы на 2000 год" в части
возврата задолженности бюджету Костромской области.
3.10.4. В случае изменения перечня
полномочий органов или должностных лиц, издавших акт, приостановление его
действия производится органами местного самоуправления или должностными лицами
местного самоуправления, к полномочиям которых на момент приостановления
действия акта отнесено принятие (издание) соответствующего акта. Оформление
приостановления действия в данном случае осуществляется по правилам настоящего
подраздела.
3.11. Оформление
отмены актов (их структурных единиц)
3.11.1. Не вступивший в силу муниципальный правовой акт,
необходимость в котором отпала, может быть отменен органом местного
самоуправления или должностным лицом, принявшим данный акт.
Отмена акта (его структурных единиц)
осуществляется путем принятия (издания) акта того же вида, что и отменяемый
акт. Отмена утверждаемых актов (их структурных единиц) осуществляется путем
принятия (издания) акта того же вида, что и акт, которым утвержден данный акт.
3.11.2. В случае упразднения органов,
принявших акт, или соответствующих должностей отмена акта производится органами
местного самоуправления или должностными лицами местного самоуправления, к
полномочиям которых на момент отмены или приостановления действия
муниципального правового акта отнесено принятие (издание) соответствующего
муниципального правового акта.
3.11.3. При отмене акта (его структурных
единиц) должны быть указаны вид акта, дата его принятия, регистрационный номер
и наименование.
3.11.4. Вступивший в силу муниципальный
правовой акт может быть отменен только в случае изменения перечня полномочий
органов или должностных лиц, издавших акт. В данном случае отмена производится
органами местного самоуправления или должностными лицами местного
самоуправления, к полномочиям которых на момент отмены акта отнесено принятие
(издание) соответствующего акта. Оформление отмены в данном случае
осуществляется по правилам подраздела 3.9 настоящей Инструкции. При этом используется
следующая формулировка: "Установить, что со дня вступления в силу
настоящего постановления не применяется (не применяются): ...".
4. Оформление
проектов решений Думы города Костромы
4.1. Общие
правила оформления проектов
решений Думы
города Костромы
4.1.1. Оформление проектов решений Думы города Костромы
осуществляется по правилам раздела 3 настоящей Инструкции
с особенностями, установленными настоящим разделом.
4.1.2. К проекту решения прилагаются:
а) подписанная главой Администрации
пояснительная записка к проекту, в которой содержится краткое описание предмета
правового регулирования, раскрываются принципиальные положения проекта решения,
описывается концепция проекта и цели его принятия;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
б) сопроводительное письмо главы
Администрации на имя председателя Думы города Костромы с указанием
представителя на всех стадиях рассмотрения Думой проекта;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
в) финансово-экономическое обоснование,
если реализация решения предполагает осуществление расходов из бюджета города Костромы;
г) перечень решений Думы города Костромы,
подлежащих отмене, приостановлению, изменению либо принятию в связи с принятием
предлагаемого проекта решения Думы города Костромы;
д) при необходимости документы о
результатах оценки регулирующего воздействия положений муниципальных правовых
актов;
(пп.
"д" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 05.02.2016 N
16-рг)
е) утратил силу с 5 февраля 2016 года. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг.
4.2. Реквизиты и
структура проекта решения.
Нумерация
структурных единиц проекта решения
4.2.1. Проект решения Думы города Костромы имеет следующие
реквизиты:
а) слово "Проект", печатаемое в
правом верхнем углу первого листа проекта;
б) наименование органа - Дума города Костромы;
в) наименование вида документа - решение,
печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру;
г) дата акта;
д) знак "N" для указания
регистрационного номера акта;
е) заголовок акта, который печатается ниже
даты и номера с заглавной буквы, и выравнивается по центру;
(пп.
"е" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 13.09.2010 N
267-рг)
ж) текст акта;
з) подпись Главы города Костромы;
(пп.
"з" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
и) утратил силу с 1 октября 2013 года. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг;
4.2.2. Вводная часть проекта содержит цели,
принятия решения, ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием
для его принятия, а также ссылку на статью 29 Устава города Костромы,
определяющую компетенцию Думы города Костромы по принятию правовых актов, и
статью 55 Устава города Костромы, определяющую порядок принятия и вступления в
силу правовых актов Думы города Костромы. Завершается изложение вводной части
словами "Дума города Костромы решила:", при этом слово
"решила:" печатается заглавными буквами вразрядку с абзацного
отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей решения одним межстрочным
интервалом.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
Например:
В целях усиления социальных гарантий
муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом от 7 марта 2007
года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации",
руководствуясь статьями 29, 55 Устава муниципального образования городского
округа город Кострома, Дума города Костромы
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
РЕШИЛА:
4.2.3. Постановляющая часть проекта
содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания, изложенные в
виде пунктов и подпунктов.
4.2.4. Пункты постановляющей части
печатаются с абзацного отступа с заглавной буквы и нумеруются арабскими цифрами
с точкой. Каждый пункт представляет собой законченное предложение, в конце
которого ставится точка.
Например:
1. Утвердить прилагаемое Положение о
муниципальной службе города Костромы.
4.2.5. Пункты подразделяются на подпункты,
которые печатаются с абзацного отступа, со строчной буквы, нумеруются арабской
цифрой с закрывающей круглой скобкой и разделяются точкой с запятой.
Например:
2. Признать утратившими силу:
1) решение Думы города Костромы от ...;
2) решение Думы города Костромы от ....
4.2.6. В исключительных случаях, например
при внесении изменений в ранее принятые акты, допускается также деление
подпунктов на абзацы. При этом первым считается тот абзац, с которого
начинается структурная единица, в составе которой он находится. Например:
2) в пункте 25: абзац первый подпункта 2
слова "Финансовое управление" абзац второй подпункта 2
заменить
словами "Финансово-казначейское
управление";
слова "до 1 января 2009 года" абзац третий подпункта 2
заменить
словами "до 1 июля 2009 года";
....
4.3. Структура
утверждаемых актов
4.3.1. Акты, утверждаемые решениями Думы города Костромы,
подразделяются на разделы, главы, статьи, части статей, пункты и подпункты.
4.3.2. Раздел имеет порядковый номер,
обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование
раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим.
Наименование раздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
РАЗДЕЛ
I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.3.3. Глава нумеруется арабскими цифрами и имеет
наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного
отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в
одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и
ответственность муниципальных служащих
4.3.4. Статья, как правило, является
основной структурной единицей акта, имеет порядковый номер, обозначаемый
арабскими цифрами, и наименование. Обозначение статьи печатается с прописной
буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы
полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого
ставится точка.
Например:
Статья 1. Предмет регулирования настоящих
Правил
4.3.5. Статья подразделяется на части,
обозначаемые арабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты,
обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты
подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с
закрывающей круглой скобкой.
Например:
Статья 33. Председатель Думы
1. ........................... (часть 1)
2. ..........................: (часть 2)
1) ..........................; (пункт 1
части 2)
2) ..........................: (пункт 2
части 2)
а) ..........................; (подпункт
"а" пункта 2 части 2)
б) .......................... (подпункт
"б" пункта 2 части 2)
4.3.6. В исключительных случаях части,
пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти).
Деление частей в статье либо частей в разных статьях одного проекта и на
пункты, и на абзацы, которые в тексте частей будут следовать после двоеточия,
не допускается. Деление пунктов в частях статьи либо в разных статьях одного
проекта и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать
после двоеточия, не допускается.
4.3.7. Нумерация статей, глав, разделов
должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой
главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.
5. Оформление
проектов постановлений и распоряжений
Администрации
города Костромы, проектов
муниципальных
правовых актов должностных лиц
Администрации
города Костромы
5.1. Общие
правила оформления проектов постановлений
и распоряжений
Администрации города Костромы
5.1.1. Оформление проектов постановлений и распоряжений
Администрации города Костромы осуществляется по правилам раздела 3 настоящей
Инструкции с особенностями, установленными настоящим разделом.
5.1.2. К проекту постановления
(распоряжения) Администрации города Костромы прилагаются:
а) лист согласования;
б) документы, послужившие основанием для
подготовки проекта постановления (распоряжения);
в) в необходимых случаях - пояснительная
записка к проекту, в которой содержится краткое описание необходимости принятия
проекта, раскрываются его принципиальные положения.
и распоряжений
Администрации города Костромы
5.2.1. Проект постановления (распоряжения) Администрации
города Костромы имеет следующие реквизиты:
а) герб города Костромы;
б) наименование органа - Администрация
города Костромы;
в) наименование вида документа -
постановление, распоряжение;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг)
г) дата акта;
д) знак "N" для указания
регистрационного номера акта;
е) заголовок акта;
ж) текст акта;
з) подпись главы Администрации города
Костромы.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
5.2.2. Проект постановления (распоряжения)
оформляется на бланке.
5.2.3. Реквизиты проекта постановления
(распоряжения) оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции с
учетом положений настоящего раздела.
5.2.4. Текст проекта постановления
(распоряжения) состоит из вводной и постановляющей частей.
5.2.5. Вводная часть проекта содержит цели
принятия постановления (распоряжения), указание на основание принятия
постановления (распоряжения), ссылки на законы и иные правовые акты,
послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статьи 42, 44, часть
1 статьи 57 Устава города Костромы, определяющие компетенцию главы
Администрации города Костромы по принятию правовых актов Администрации.
Завершается изложение вводной части словами "ПОСТАНОВЛЯЮ:" (для
постановлений) "ОБЯЗЫВАЮ:" (для распоряжений), которые печатаются
прописными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и
постановляющей частей проекта 1 дополнительным межстрочным интервалом.
Например:
В целях социальной защиты обучающихся 1-9
классов муниципальных общеобразовательных учреждений города Костромы, в
соответствии с частью 5 статьи 20 Федерального закона от 6 октября 2003 года N
131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в
Российской Федерации", руководствуясь статьями 42, 44, частью 1 статьи 57
Устава города Костромы.
ПОСТАНОВЛЯЮ:
(п.
5.2.5 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
5.2.6. Постановляющая часть проекта содержит выраженные в
категоричной форме нормативные предписания, изложенные в виде пунктов.
5.2.7. Пункты постановляющей части
печатаются с абзацного отступа с заглавной буквы и нумеруются арабскими цифрами
с точкой. Каждый пункт представляет собой законченное предложение, в конце
которого ставится точка.
5.2.8. Пункты, содержащие перечисления,
могут подразделяться на пункты второго, третьего и последующего уровней. Номер
пункта последующего уровня включает в себя номер пункта предыдущего уровня,
группы цифр разделяются точками.
Например:
1. Утвердить прилагаемые:
1.1. Положение об отделе ...;
1.2. Положение об отделе ...;
1.3. Положение об отделе ...;
Или:
1. Начальнику Отдела кадров Администрации
города Костромы Фамилия И.О.:
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
1.1. в срок до 1 июня 2009 года:
1.1.1. разработать ...;
1.1.2. представить;
1.2. в срок до 1 августа 2009 года:
1.2.1. предупредить ...;
5.2.9. Независимо от уровня все структурные
единицы проекта постановления (распоряжения) именуются пунктами.
Например:
1. Начальнику Управления пункт 1 (целиком со всеми
экономики
Администрации города перечислениями до конца
Костромы
Фамилия И.О.: предложения)
1.1. в срок до 1 июня 2009 года: пункт 1.1
1.1.1. разработать ...; пункт 1.1.1
1.1.2. представить; ...
1.2. в срок до 1 августа 2009 года: пункт 1.2
1.2.1. утвердить ...; пункт 1.2.1
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
5.2.10. Подразделять пункты на подпункты или ненумерованные
абзацы не допускается.
5.2.11. Не допускается указывать основание
принятия постановления (распоряжения), в том числе по личному составу, после
постановляющей части. Основание принятия постановления (распоряжения)
указывается во вводной части проекта и вводится словами "на
основании".
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг)
5.3.1. Утверждаемый акт подразделяется на разделы,
подразделы, пункты и подпункты.
5.3.2. Раздел имеет порядковый номер,
обозначаемый арабскими цифрами, после которого ставится точка, имеет
наименование. Наименование раздела печатается по центру страницы с прописной
буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера раздела.
Например:
1.
Компетенция Управления
Точка после наименования раздела не ставится.
5.3.3. Подраздел имеет порядковый номер и
наименование. Номер подраздела обозначается двумя группами арабских цифр,
разделенными точками, и включает в себя номер соответствующего раздела, а также
порядковый номер подраздела внутри раздела. Наименование подраздела печатается
по центру страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с
обозначением номера раздела.
Например:
1.2.
Полномочия Управления
Точка после наименования подраздела не ставится.
5.3.4. Пункт обозначается тремя группами
арабских цифр, разделенными точками. Номер пункта включает в себя номер
соответствующего подраздела и порядковый номер пункта внутри подраздела. Пункты
печатаются с абзацного отступа. Если разделы не подразделяются на подразделы,
то пункты обозначаются двумя группами арабских цифр, разделенными точками.
Например:
1.1.1. Настоящие Правила регулируют
отношения...
Подпункты предусматриваются только при
перечислении, обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского
алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Например:
2.3.2. К полномочиям Управления в сфере...
относятся:
1)...;
2)...;
или
2.3.4. Целями деятельности Комитета
являются:
а)...;
б)...;
(п.
5.3.4 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
5.3.5. Пункты могут подразделяться на
абзацы. Каждый абзац представляет собой законченное предложение или несколько
предложений. Деление пункта одновременно на подпункты и ненумерованные абзацы
не допускается.
5.3.6. При утверждении состава
коллегиального органа сначала указываются фамилии, имена, отчества и должности
председателя, его заместителей и секретаря (ответственного секретаря), а также
их обязанности в составе органа, а затем в алфавитном порядке перечисляются
фамилии, имена, отчества и должности членов органа, при этом слова "член
комиссии" и тому подобные не указываются.
Каждая позиция состава органа печатается
без нумерации от левого края текстового поля следующим образом:
а) для председателя, его заместителей,
секретаря органа:
|
Иванов Петр Юрьевич
|
-
|
заместитель
главы Администрации города Костромы, председатель Комиссии
|
б) для члена органа:
|
Иванов Петр Юрьевич
|
-
|
заместитель
начальника Административно-правового управления Администрации города Костромы
|
5.4. Оформление
проектов муниципальных правовых актов
заместителей
главы Администрации, управляющего делами
Администрации,
руководителей отраслевых (функциональных)
органов
Администрации
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 07.11.2018 N
385-рг)
5.4.1. Оформление проектов муниципальных правовых актов
заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации,
руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации производится в
соответствии с требованиями настоящего подраздела, а также подраздела 2.26 настоящей Инструкции.
(п.
5.4.1 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
5.4.2. Проект муниципального правового акта
имеет:
а) герб города Костромы;
б) наименование органа - Администрация
города Костромы;
в) наименование вида документа:
распоряжение - для заместителей главы Администрации и управляющего делами
Администрации, распоряжение или приказ - для руководителей отраслевых (функциональных)
органов Администрации;
г) наименование должности лица, издающего
акт;
д) дата акта;
е) регистрационный номер акта;
ж) заголовок акта;
з) текст акта;
и) подпись должностного лица.
(п.
5.4.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
5.4.3. Текст проекта состоит из вводной и
постановляющей частей.
5.4.4. Вводная часть проекта содержит цели
принятия распоряжения (приказа), указание на основание принятия распоряжения
(приказа), ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для
его принятия, а также ссылку на часть 2 статьи 57 Устава города Костромы,
определяющей компетенцию заместителей главы Администрации, управляющего делами
Администрации по принятию правовых актов, либо на часть 3 статьи 57 Устава
города Костромы и соответствующий пункт положения об отраслевом
(функциональном) органе Администрации, определяющие компетенцию руководителя
отраслевого (функционального) органа Администрации по принятию правовых актов.
Завершается изложение вводной части словами "ОБЯЗЫВАЮ:" (для
распоряжений), "ПРИКАЗЫВАЮ:" (для приказов), которые печатаются
прописными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и
постановляющей частей акта 1 дополнительным межстрочным интервалом.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 25.03.2015 N 57-рг, от 07.11.2018 N 385-рг, от
30.01.2020 N 15-рг)
5.4.5. Постановляющая часть проекта
содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания, изложенные в
виде пунктов, которые нумеруются в соответствии с требованиями подраздела 5.2 настоящей
Инструкции.
5.4.6. Утверждаемые акты оформляются в
соответствии с требованиями подраздела 5.3 настоящей Инструкции.
6. Оформление
договоров и
информационно-справочных
документов
6.1. Оформление
договоров
6.1.1. Договоры могут оформляться в виде одного документа,
подписанного сторонами, путем обмена документами либо в иных формах,
установленных Гражданским кодексом Российской Федерации, иными федеральными
законами.
6.1.2. Договоры, составляемые в виде одного
документа, подписанного сторонами, оформляются на листах бумаги формата А4 без
бланка.
6.1.3. Договор, составляемый в виде одного
документа, подписанного сторонами, имеет следующие реквизиты, оформляемые по
общим правилам, установленным разделом 2 настоящей
Инструкции:
а) заголовок, включающий наименование вида
документа - договор, соглашение, контракт (государственный контракт) и тому
подобное, а также указание на предмет договора;
б) дата подписания сторонами,
регистрационный номер;
в) место подписания;
г) текст;
д) подписи представителей сторон.
6.1.4. Визы согласования к договору, составляемому
в виде одного документа, подписанного сторонами, проставляются на листе согласования (приложение 1 к настоящей
Инструкции).
6.1.5. Договоры, составляемые в виде одного
документа, подписанного сторонами, изготавливаются не менее чем в трех
подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Один экземпляр подписанного договора с
листом согласования хранится в Отделе организационной работы и
документационного обеспечения. Другой экземпляр подписанного договора
передается контрагенту. Третий экземпляр подписанного договора передается в
отраслевой (функциональный) орган Администрации, ответственный за исполнение
договора, для использования в работе.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 07.11.2018 N 385-рг)
6.1.6. Если договор заключается путем
обмена документами, оформление данных документов осуществляется по правилам,
установленным подразделом 6.2 настоящей
Инструкции.
6.1.7. Муниципальные контракты, подписанные
сторонами, изготавливаются не менее чем в двух подлинных экземплярах, имеющих
одинаковую юридическую силу.
Один экземпляр подписанного муниципального
контракта, заключенного Администрацией, регистрируется в Отделе организационной
работы и документационного обеспечения, заключенного отраслевым
(функциональным) органом Администрации, регистрируется в отраслевом (функциональном)
органе в соответствии с правилами делопроизводства, установленными в органе, и
с листом согласования передается на исполнение и хранение в бухгалтерскую
службу органа или Администрации. Другой экземпляр подписанного муниципального
контракта передается контрагенту.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
Муниципальные контракты, составленные в
электронной форме и подписанные сторонами с использованием электронных цифровых
подписей, изготавливаются не менее чем в одном экземпляре на бумажном носителе
без собственноручных подписей сторон.
(абзац
введен распоряжением Администрации города Костромы от 10.07.2015 N 270-рг)
Один экземпляр муниципального контракта с
приложением данных, свидетельствующих о подписании муниципального контракта
сторонами электронными цифровыми подписями, с листом согласования хранится в
бухгалтерской службе органа или Администрации.
(абзац
введен распоряжением Администрации города Костромы от 10.07.2015 N 270-рг)
(п.
6.1.7 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.2.1. Служебные письма Администрации готовятся:
а) как сопроводительные письма к проектам
решений Думы города Костромы, иным документам;
б) как ответы на запросы органов
государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и частных
лиц;
в) как инициативные письма.
6.2.2. Сроки подготовки ответных писем
устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных правовыми
актами сроков исполнения документов, запросов или по решению автора резолюции.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
6.2.3. Тексты ответных писем должны точно
соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
6.2.4. Сроки подготовки инициативных писем
определяются руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
6.2.5. Служебные письма печатаются на
соответствующих бланках, установленных настоящей Инструкцией.
Служебные письма, подписываемые главой
Администрации или лицом, исполняющим его обязанности, оформляются на продольном
должностном бланке главы Администрации или угловом бланке письма Администрации.
Служебные письма, подписываемые
заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации, а также
лицами, исполняющими их обязанности, оформляются на угловом бланке письма
Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
08.05.2014 N 194-рг, от 30.01.2020 N 15-рг)
6.2.6. Служебные письма, подписываемые
руководителями двух и более отраслевых (функциональных) органов Администрации,
а также совместные письма от имени Администрации и других органов
(организаций), оформляются на листе бумаги формата А4 без бланка. При этом
данные о наименовании органов (организаций), подписавших письмо, включаются в
наименование должности в реквизите "подпись".
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
6.2.7. При оформлении письма на двух и
более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по
середине верхнего поля документа.
(п.
6.2.7 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
6.2.8. Служебное письмо, направляемое
внутри страны, составляется на русском языке.
6.2.9. Текст служебного письма, как
правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они
взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении
организации - адресата.
6.2.10. Текст письма от имени Администрации
излагается от 3-го лица единственного числа или от первого лица множественного
числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение").
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
Например:
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
Администрация города Костромы
рассмотрела...", "направляем на рассмотрение".
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
Если письмо оформлено на бланке главы
Администрации города Костромы или иного должностного лица, то его текст
излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу ...",
"направляю ...".
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
6.2.11. Датой письма является дата его
подписания.
6.2.12. Право подписи служебных писем
устанавливается Регламентом Администрации города Костромы, а также положениями
об отраслевых (функциональных) органах Администрации; в названных документах
должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих
должностных лиц.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от 27.08.2013
N 309-рг)
6.2.13. Текст письма состоит из следующих
основных частей: обращение, вступление, основное содержание.
6.2.14. Наиболее часто употребляемой формой
обращения является:
Уважаемый ..............!
6.2.15. Во вступлении формулируется тема
письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на
документ, послуживший юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
6.2.16. Основное содержание письма
составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые
доказательства.
6.2.17. Заключение представляет собой
выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
Заключение формулируется при помощи слов "просим" (письмо-просьба или
запрос), "высылаем", "направляем", "представляем"
(сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).
6.2.18. Заключительная часть служебного
письма заканчивается фразой этикетного характера "С уважением,".
(п.
6.2.18 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
6.3. Телеграммы.
Телефонограммы
6.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
правительственные, срочные, обыкновенные.
6.3.2. Телеграммы посылаются в
исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без переноса слов,
без союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания),
без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами,
полностью или сокращенно:
"точка" или "тчк",
"запятая" или "зпт", "скобка" или
"скб", "кавычки" или "квч".
6.3.3. В группах цифр допускается написание
точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием
нескольким адресатам, их наименования указываются перед текстом.
6.3.4. Все другие реквизиты телеграммы
оформляются в соответствии с правилами оказания услуг связи.
6.3.5. Телеграмма, как и письмо,
составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой
хранится в деле.
6.3.6. Адрес телеграммы должен содержать
все данные, позволяющие доставить ее адресату.
6.3.7. Телефонограмма - обобщенное название
различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом
передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени
которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются в
отраслевых (функциональных) органах, руководители которых подписали телефонограмму;
после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера
телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее
передачи.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от 27.08.2013
N 309-рг)
Если телефонограмма передается нескольким
адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
6.3.8. Юридическая сила поступившей
телефонограммы определяется следующими реквизитами:
а) исходящим регистрационным номером
отправляемой телефонограммы;
б) должностью, фамилией, именем, отчеством
лица, подписавшего телефонограмму;
в) должностью, фамилией, именем, отчеством
лица, передавшего телефонограмму;
г) должностью, фамилией, именем, отчеством
и подписью лица, принявшего телефонограмму;
д) входящим регистрационным номером
полученной телефонограммы.
6.3.9. Регистрируются и оформляются
телефонограммы в соответствующих журналах.
6.4. Протоколы
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
6.4.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и прочего.
6.4.2. Протоколы могут вестись в полной или
краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется
только принятое по нему решение.
6.4.3. Протоколы имеют следующие реквизиты:
а) наименование вида документа - слово
"ПРОТОКОЛ", печатаемое прописными буквами, полужирным шрифтом кеглем
N 16 и выравниваемое по центру;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
б) вид заседания, совещания, название
коллегиального (совещательного) органа - отделяется от предыдущего реквизита
дополнительным межстрочным интервалом и согласуется с ним в родительном падеже,
печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
в) место проведения заседания, совещания -
указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по
центру;
г) дата и номер протокола: дата оформляется
словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита дополнительным
межстрочным интервалом. Номер протокола печатается после слова
"протокол" и состоит из знака "N" и номера протокола. Номер
протокола совещания (заседаний) при главе Администрации, заместителе главы
Администрации состоит из:
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
- инициалов имени и фамилии должностного
лица, председательствующего на совещании, отделяемых дефисом;
- порядкового регистрационного номера в
пределах календарного года с добавлением индекса "пр".
Например:
ОБ-10пр;
(пп.
"г" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
д) текст протокола;
е) подпись - отделяется от текста 3
дополнительными межстрочными интервалами. Состоит из наименования должности
лица, председательствовавшего на заседании, совещании, его личной подписи и
расшифровки подписи (инициалов и фамилии).
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
6.4.4. Текст полного протокола, как
правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
6.4.5. Во вводной части указываются:
а) председатель коллегиального органа или
председательствующий на заседании (совещании);
б) секретарь коллегиального органа или
лицо, ведущее протокол;
в) список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших, если их число превышает 15 человек.
6.4.6. Вводная часть заканчивается
повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их
значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый
вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога
"О" ("Об"), которое печатается с абзацного отступа.
6.4.7. Основная часть протокола состоит из
разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Для каждого раздела указывается
наименование вопроса. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
6.4.8. Основное содержание докладов и выступлений
помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в
тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в
тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги
голосования.
6.4.9. Содержание особого мнения,
высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после
соответствующего решения.
6.4.10. Текст краткого протокола состоит из
вводной и основной частей.
6.4.11. Вводная часть начинается со слова
"Председательствовал", которое печатается через интервал от
предыдущего реквизита прописными буквами через 1 межстрочный интервал с
указанием должности, инициалов и фамилии председательствовавшего на заседании,
совещании.
Слово "Присутствовали" печатается
от абзацного отступа, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются
наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.
Наименования должностей могут указываться
обобщенно.
Например:
заместители главы Администрации города
Костромы.
6.4.12. Многострочные наименования
должностей присутствующих отделяются дополнительным межстрочным интервалом.
(п.
6.4.12 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
6.4.13. Вводная часть отделяется от основной
части протокола 2 дополнительными межстрочными интервалами.
(п.
6.4.13 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
6.4.14. Основная часть протокола включает
рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения и данные поручения.
Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога
"О" ("Об"), печатается полужирным шрифтом и выравнивается
по центру. Ниже под чертой указываются фамилии и инициалы должностных лиц,
выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указываются принятые по
вопросу решения и данные поручения.
Например:
1. Об оперативной обстановке в городе
с 20 по 27 мая 2013 года
________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
(п.
6.4.14 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
6.4.15. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
6.4.16. Протоколам присваиваются порядковые
номера в пределах календарного года отдельно по каждому совещательному
(коллегиальному) органу. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
6.4.17. Копии протоколов (выписки из
протоколов) рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в
соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает
ответственный исполнитель отраслевого (функционального) органа Администрации,
осуществляющий подготовку совещания (заседания), или должностное лицо, ведущее
протокол.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.4.18. Протоколы совещаний (заседаний) при
главе Администрации хранятся в Отделе организационной работы и
документационного обеспечения.
(п.
6.4.18 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг; в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
6.4.19. Протоколы совещаний (заседаний) при
заместителях главы Администрации хранятся у помощников заместителей главы
Администрации.
(п.
6.4.19 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
6.4.20. Протоколы заседаний постоянно
действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и пр.), созданных при
отраслевом (функциональном) органе Администрации или организационно-техническое
обеспечение деятельности которых осуществляет отраслевой (функциональный) орган
Администрации, хранятся в соответствующем отраслевом (функциональном) органе
Администрации.
(п.
6.4.20 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
6.5. Акты
6.5.1. Акт - служебный документ, подтверждающий
установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями,
но в отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими
должностными лицами.
6.5.2. Акты оформляются на специальных
бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
а) гриф утверждения (при необходимости);
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
б) наименование вида документа - слово
"АКТ" отделяется от предыдущего реквизита 2 дополнительными
межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по
центру;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
в) наименование акта;
г) дата и номер акта: дата оформляется словесно-цифровым
способом и отделяется от предыдущего реквизита дополнительным межстрочным
интервалом. Номер акта печатается арабскими цифрами после слова "АКТ"
и состоит из знака "N" и порядкового номера акта;
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
30.01.2020 N 15-рг)
д) текст акта;
е) подписи членов комиссии или должностных
лиц, подписавших акт.
6.5.3. Если нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области или
муниципальными правовыми актами города Костромы установлены унифицированные
формы актов, либо установлены требования к оформлению актов, отличающиеся от
определенных настоящим подразделом, то такие акты оформляются в соответствии с
требованиями указанных нормативных правовых актов.
6.6. Докладные и
объяснительные записки
6.6.1. Докладная записка - служебный документ, адресуемый
вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
6.6.2. Объяснительная записка -
информационно-справочный документ, составленный служащим для представления
руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации или руководству
Администрации по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и
поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины, каких-либо
происшествий.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
6.6.3. Докладные и объяснительные записки
оформляются на бланках отраслевых (функциональных) органов Администрации или на
стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
а) наименование вида документа - слова
"ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА" или "ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА", которые
отделяются от предыдущего реквизита 2 дополнительными межстрочными интервалами,
печатаются прописными буквами, выравниваются по центру;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
б) дата, оформляемая словесно-цифровым
способом;
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
в) заголовок;
г) текст документа;
д) подпись автора документа.
ЧАСТЬ ВТОРАЯ.
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
7. Организация
документооборота
7.1. Общие
правила организации документооборота
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.1.1. В Администрации устанавливается децентрализованная
система документооборота, по которой обязанности в области документооборота и
исполнения документов распределяются между отраслевыми (функциональными)
органами Администрации в соответствии с Регламентом Администрации города Костромы,
настоящей Инструкцией и иными муниципальными правовыми актами города Костромы.
7.1.2. Отделом организационной работы и
документационного обеспечения осуществляются:
а) регистрация и рассылка постановлений и
распоряжений Администрации, муниципальных правовых актов заместителей главы
Администрации, управляющего делами Администрации, за исключением распоряжений
заместителей главы Администрации, издаваемых ими в случае одновременного
замещения должности руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации;
б) прием документов, адресованных
Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации,
управляющему делами Администрации, за исключением обращений граждан;
в) регистрация и сканирование документов,
адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы
Администрации, управляющему делами Администрации, за исключением обращений
граждан, в системе электронного документооборота;
г) распределение документов, адресованных
Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации,
управляющему делами Администрации через систему электронного документооборота;
д) регистрация и отправка исходящих
документов, подписанных главой Администрации, заместителями главы
Администрации, управляющим делами Администрации;
е) информационно-справочная работа по
прохождению документов; техническое оформление (тиражирование) документов и их
хранение;
ж) контроль и анализ деятельности по
исполнению поручений, содержащихся в муниципальных правовых актах
Администрации, письменных резолюций главы Администрации к входящим документам,
поручений, содержащихся в решениях Совета Администрации.
(п.
7.1.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.1.3. В Отделе контроля и рассмотрения
обращений граждан Администрации города Костромы (далее - Отдел контроля и
рассмотрения обращений граждан) осуществляются:
а) прием письменных и устных обращений
граждан, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы
Администрации, управляющему делами Администрации;
б) регистрация и сканирование обращений
граждан, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы
Администрации, управляющему делами Администрации, в системе электронного
документооборота;
в) распределение обращений граждан, адресованных
Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации,
управляющему делами Администрации, через систему электронного документооборота;
г) отправка ответов на обращения граждан,
подписанных главой Администрации, заместителями главы Администрации,
управляющим делами Администрации;
д) регистрация и отправка исходящих
документов на поручения губернатора Костромской области и его заместителей от
имени главы Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего
делами Администрации;
е) контроль и анализ деятельности по работе
с обращениями граждан и исполнению письменных резолюций главы Администрации к
ним;
ж) контроль и анализ деятельности по
исполнению поручений губернатора Костромской области и его заместителей, главы
Администрации.
(п.
7.1.3 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.1.4. Главный специалист
режимно-секретного подразделения Администрации города Костромы осуществляет
возложенные на него функции в области работы с документами, содержащими
сведения, составляющими государственную тайну, и с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом
"ДСП".
(п.
7.1.4 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N 325-рг)
7.1.4.1. Консультант мобилизационного
подразделения Администрации города Костромы осуществляет возложенные на него
функции в области работы с документами, по вопросам организации и осуществления
мероприятий по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий и
учреждений, расположенных на территории города Костромы.
(п.
7.1.4.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 29.12.2022 N
325-рг)
7.1.5. Во всех отраслевых (функциональных)
органах Администрации осуществляется подготовка, регистрация, рассмотрение,
информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных
непосредственно отраслевым (функциональным) органам Администрации, их
руководителям, либо документов, поступающих непосредственно в отраслевые
(функциональные) органы Администрации в соответствии с муниципальными правовыми
актами, а также регистрация распоряжений и приказов руководителей отраслевых
(функциональных) органов Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
7.1.6. Регистрацию распоряжений и приказов
заместителя главы Администрации - начальника Управления финансов Администрации
осуществляет Управление финансов Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 26.05.2017 N 104-рг)
Регистрацию распоряжений и приказов
заместителя главы Администрации - председателя Комитета образования, культуры и
спорта Администрации осуществляет Комитет образования, культуры и спорта
Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг)
Абзац утратил силу с 20.10.2023. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг.
(п.
7.1.6 введен распоряжением Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
7.2. Графики
документооборота
7.2.1. Графики документооборота содержат перечни работ по
созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым отраслевым
(функциональным) органом Администрации, его структурными подразделениями, а
также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
7.2.2. Графики должны устанавливать в
Администрации, отраслевом (функциональном) органе Администрации рациональный
документооборот, то есть предусматривать оптимальное число отраслевых
(функциональных) органов, их подразделений и исполнителей для прохождения
каждым служебным документом, определять минимальный срок его нахождения в
отраслевом (функциональном) органе Администрации, его подразделении.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
7.2.3. Графики документооборота
Администрации утверждаются распоряжениями Администрации, а графики
документооборота отраслевых (функциональных) органов Администрации - приказами
руководителей данных органов по согласованию с Управлением организационной
работы.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
7.2.4. Порядок разработки и утверждения
графиков документооборота устанавливается распоряжением Администрации.
7.3. Прием,
обработка, регистрация и распределение
входящих
документов
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и
распределение поступающих в Администрацию документов (далее - входящие
документы) осуществляется Отделом организационной работы и документационного
обеспечения, за исключением случаев, указанных в настоящем подразделе.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.3.2. Письменные обращения граждан,
адресованные Администрации, главе Администрации, заместителям главы
Администрации, управляющему делами Администрации, направляются для обработки и
регистрации в Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан. Письменные
обращения граждан, адресованные руководителям отраслевых (функциональных)
органов Администрации, обрабатываются и регистрируются в порядке, установленном
настоящей Инструкцией, в этом отраслевом (функциональном) органе Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
7.3.3. Протоколы совещаний при губернаторе
Костромской области, его заместителях и запросы по их исполнению направляются
для обработки и регистрации в Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан.
7.3.4. Адресованные главе Администрации
обращения руководителей муниципальных учреждений и предприятий, муниципальных
служащих, работников Администрации по вопросам трудовых отношений направляются
в Отдел кадровой работы Администрации.
7.3.5. Судебные приказы, решения,
определения и постановления судов общей юрисдикции или арбитражных судов, а
также судебные повестки и иные судебные извещения передаются в Правовое
управление и регистрируются в день их поступления служащим Правового
управления, в обязанности которого входит организация делопроизводства.
7.3.6. Прием и регистрация входящих
документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в
том числе с грифом "ДСП", осуществляется главным специалистом
режимно-секретного подразделения Администрации.
(п.
7.3.6 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N 325-рг)
7.3.6.1. Прием и регистрация входящих
документов, по запросам главы Администрации, заместителей главы Администрации
по вопросам организации и осуществления мероприятий по мобилизационной
подготовке муниципальных предприятий и учреждений, расположенных на территории
города Костромы, осуществляется главным специалистом режимно-секретного
подразделения Администрации.
(п.
7.3.6.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 29.12.2022 N
325-рг)
7.3.7. Уведомления о собраниях, митингах,
демонстрациях, шествиях и пикетированиях регистрируются Управлением по работе с
общественностью и молодежной политике Администрации города Костромы в день их
поступления.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг, от
29.12.2022 N 325-рг)
7.3.7.1. Уведомления Управления федеральной
службы исполнения наказаний Российской Федерации по Костромской области об
освобождении из мест заключения осужденных, выезжающих на жительство в город
Кострому, направляются и регистрируются в Отделе административных органов
Администрации.
(п.
7.3.7.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
7.3.8. Ошибочно присланные документы
возвращаются отправителю.
7.3.9. Все конверты (бандероли), за
исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично",
вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично"
вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
7.3.10. Конверты, как правило,
уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес
отправителя или время отправки и получения документа.
7.3.11. При приеме документов, доставленных
нарочно, на экземпляре заявителя проставляется отметка: "Администрация
города Костромы ПОЛУЧЕНО "___" ______ 20__".
7.3.12. Входящие документы учитываются и
распределяются на документы, регистрируемые в системе электронного
документооборота и нерегистрируемые.
7.3.13. Не подлежат регистрации:
а) материалы справочно-информационного
характера;
б) документы первичного бухгалтерского
учета;
в) приглашения на совещания, иные
мероприятия, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;
г) периодические печатные издания, книги и
брошюры, рекламные извещения, плакаты, буклеты;
д) сообщения о заседаниях, совещаниях и
повестках дня, программы совещаний, конференций;
е) учебные планы, программы;
ж) прейскуранты цен;
з) технические условия;
и) документы, связанные с ведением
коллективных переговоров;
к) формы статистической отчетности;
л) корреспонденция, адресованная с пометкой
"лично".
Документы, поступившие в Администрацию,
подлежат регистрации в день поступления.
7.3.14. Документы, поступившие в
Администрацию после 15.00 часов и не имеющие срока исполнения менее 3 дней,
подлежат регистрации на следующий день.
7.3.15. Регистрация входящих документов
осуществляется в Отделе организационной работы и документационного обеспечения
с вводом их реквизитов и сканированных копий в систему электронного
документооборота. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.3.16. Регистрационный номер входящих
документов включает:
а) порядковый номер заголовка дел по
номенклатуре, отделяемый дефисом;
б) порядковый регистрационный номер в
пределах регистрируемого массива документов, отделяемый дробью;
в) две последние цифры текущего
календарного года.
Например:
10-36/13.
7.3.17. Регистрационный штамп ставится в
нижнем правом углу входящего документа. В регистрационном штампе указываются
номер и дата регистрации документа. На телеграммах и срочных документах
указывается время их поступления.
7.3.18. При повторном поступлении
документов по одному и тому же вопросу им присваивается первоначальный
регистрационный номер, но с дополнительным индексом "1",
"2" и так далее (N 00-000/00-1).
7.3.19. При регистрации входящих документов
в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная
карточка.
7.3.20. После регистрации входящий документ
сканируется, прикрепляется к регистрационно-контрольной карточке и направляется
через систему электронного документооборота на рассмотрение главе
Администрации, заместителям главы Администрации, управляющему делами
Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
7.3.21. Приложения к документу, объемом
свыше 10 листов, не сканируются и передаются исполнителю в работу в бумажном
виде.
7.3.22. Допускается не сканировать прошитые
документы.
7.3.23. Оригиналы входящих документов,
сканированные копии которых размещены в системе электронного документооборота,
хранятся в Отделе организационной работы и документационного обеспечения
Администрации города Костромы до сдачи на хранение в муниципальный архив.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N 325-рг)
7.4. Порядок
оформления резолюций на входящие документы
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.4.1. Резолюции на входящие документы налагаются
непосредственно главой Администрации, заместителями главы Администрации,
управляющим делами Администрации, в системе электронного документооборота,
бланках поручений или непосредственно на документе. Проекты резолюций могут
готовить помощники (советники) соответствующих должностных лиц.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
7.4.2. Резолюции на документах определяют
фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, содержание поручений, сроки
их исполнения, должны иметь подпись должностного лица, наложившего резолюцию, и
дату ее наложения.
7.4.3. Если в резолюции, содержащей
поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется
ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается
словом "ответственный".
7.4.4. Если резолюция предусматривает
несколько поручений, то она разбивается на пункты в соответствии с количеством
поручений. При этом каждый пункт включает исполнителя, содержание поручения,
срок исполнения. Допускается подготовка ответа по каждому поручению в резолюции
отдельно.
7.4.5. Срок наложения резолюций главой
Администрации, заместителями главы Администрации, управляющим делами
Администрации не должен превышать 2 дней со дня регистрации документа в Отделе
организационной работы и документационного обеспечения.
(п.
7.4.5 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.4.6. Внесение изменений в резолюцию главы
Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего делами
Администрации осуществляется не позднее 3 дней со дня ее наложения, с
обязательным информированием Отдела организационной работы и документационного
обеспечения.
(п.
7.4.6 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.5. Сроки
рассмотрения и исполнения документов
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.5.1. Документы, зарегистрированные Отделом
организационной работы и документационного обеспечения, направляются на
рассмотрение должностными лицами Администрации в соответствии с резолюцией
главы Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего делами
Администрации с помощью системы электронного документооборота.
(п.
7.5.1 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.5.2. Занесение резолюций главы
Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего делами
Администрации по входящим документам в разделе "Поручения"
регистрационно-контрольной карточки системы электронного документооборота
осуществляется работниками Отдела организационной работы и документационного
обеспечения.
(п.
7.5.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.5.3. Контроль за своевременным рассмотрением
документов, поступивших в соответствии с резолюцией в отраслевые
(функциональные) органы Администрации, осуществляют лица, ответственные за
делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах Администрации.
7.5.4. Общий срок исполнения входящих
документов - 30 календарных дней со дня регистрации.
7.5.5. Иные сроки исполнения документов
могут быть установлены:
а) в тексте документа;
б) в резолюции.
7.5.6. В соответствии с резолюциями:
а) "Срочно" - срок исполнения
документа 5 дней,
б) "Весьма срочно" - 3 дня,
в) "Оперативно" - 10 дней.
7.5.7. Протест прокуратуры подлежит
обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок со дня его
регистрации в Отделе организационной работы и документационного обеспечения.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.5.8. Представление прокурора об
устранении нарушений закона подлежит безотлагательному рассмотрению в течение
месяца, по результатам которого должны быть приняты конкретные меры по
устранению допущенных нарушений закона, о результатах должно быть сообщено
прокурору в письменной форме.
7.5.9. Ответ на запрос депутата Костромской
областной Думы, депутата Думы города Костромы направляется в письменном виде не
позднее 15 дней со дня регистрации в Отделе организационной работы и
документационного обеспечения.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.5.10. Ответ на запрос Думы города
Костромы, оформленный решением Думы города Костромы, дается не позднее 15 дней
со дня его регистрации в Отделе организационной работы и документационного
обеспечения или в иной установленный в решении Думы срок.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.5.11. Ответ на поручение, рекомендацию
Думы города Костромы, содержащиеся в протоколе заседания Думы города Костромы,
дается не позднее 15 дней со дня регистрации протокола в Отделе организационной
работы и документационного обеспечения или в иной установленный Думой срок.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.5.12. Ответ на межведомственный запрос
направляется автору запроса в течение 5 рабочих дней.
7.5.13. Ответ в письменной форме на
обращение уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав
предпринимателей, уполномоченного по защите прав предпринимателей в Костромской
области, запрашиваемые им сведения, документы и материалы представляются в
срок, не превышающий пятнадцати дней со дня получения соответствующего
обращения.
7.5.14. Жалоба на нарушение служащим
требований Административного регламента предоставления Администрацией города
Костромы муниципальной услуги подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней
со дня ее регистрации.
Жалоба на отказ органа, предоставляющего
муниципальную услугу, должностных лиц или муниципальных служащих в принятии
документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в
случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений подлежит
рассмотрению в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
7.5.15. Если последний день исполнения
поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий за
ним рабочий день.
7.5.16. Соисполнители не позднее чем за 5
дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному
исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной
форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
7.5.17. Если поручение (документ) не может
быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему
промежуточный ответ.
7.5.18. Промежуточный ответ не позднее чем
за 3 дня до истечения установленного срока согласовывается с автором резолюции
или курирующим заместителем главы Администрации, управляющим делами
Администрации.
Исполнитель направляет промежуточный ответ
заявителю, а экземпляр письма с визой согласования передается в Отдел
организационной работы и документационного обеспечения для отметки в
регистрационно-контрольной карточке документа системы электронного
документооборота и переноса срока исполнения документа.
(п.
7.5.18 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
7.5.19. Промежуточный ответ не является
основанием для признания документа исполненным.
7.5.20. В отраслевых (функциональных)
органах Администрации сроки исполнения документов устанавливаются их
руководителями исходя из срока, установленного главой Администрации,
заместителем главы Администрации, управляющим делами Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
7.5.21. Документы с резолюциями "Для
сведения", "Для использования в работе", "Для руководства в
работе" на контроль не ставятся.
7.6. Порядок
оформления и отправки исходящих документов
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.6.1. Документы, подписанные электронной подписью в
системе электронного документооборота главой Администрации, заместителями главы
Администрации, распечатываются помощниками (советниками) соответствующих
должностных лиц и передаются для подписания ими на бумажном носителе.
7.6.1.1. Документы, подписанные электронной
подписью в системе электронного документооборота управляющим делами
Администрации, распечатываются сотрудниками Отдела организационной работы и
документационного обеспечения и передаются для подписания им на бумажном
носителе.
(п.
7.6.1.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
7.6.2. Утратил силу с 8 мая 2014 года. -
Распоряжение Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг.
7.6.3. Отделом организационной работы и
документационного обеспечения осуществляется регистрация, сканирование
исходящих документов, подписанных главой Администрации, заместителями главы
Администрации, управляющим делами Администрации, размещение их в системе
электронного документооборота и их отправка, за исключением случаев, указанных
в настоящем подразделе.
(п.
7.6.3 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.6.4. Регистрацию и отправку исходящих
документов, подписанных главой Администрации, заместителями главы
Администрации, управляющим делами Администрации, осуществляют:
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
а) Отдел контроля и рассмотрения обращений
граждан - ответы на обращения граждан, исходящие документы на поручения
губернатора Костромской области, его заместителей;
б) Отдел кадровой работы - исходящие
документы, адресованные руководителям муниципальных учреждений и предприятий,
муниципальным служащим по вопросам трудовых отношений;
в) Правовое управление - исковые заявления
(жалобы) и другие документы, связанные с участием в судебных разбирательствах;
г) главный специалист режимно-секретного
подразделения Администрации - документы, содержащие служебную информацию
ограниченного распространения, в том числе с грифом "ДСП", документы
по вопросам организации и осуществления мероприятий по мобилизационной
подготовке муниципальных предприятий и учреждений, расположенных на территории
города Костромы;
(пп.
"г" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N
325-рг)
д) Управление по работе с общественностью и
молодежной политике Администрации города Костромы - документы, связанные с
поданными уведомлениями о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и
пикетированиях;
(пп.
"д" в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 29.12.2022 N
325-рг)
е) отраслевые (функциональные) органы
Администрации - исходящие документы, являющиеся результатом оказания данным
отраслевым (функциональным) органом муниципальной услуги.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.6.4.1. Регистрацию и отправку исходящих
внутренних документов (приглашения на совещания, ответы на поручения главы
Администрации, поручения и запросы в адрес отраслевых (функциональных) органов
Администрации, факсограммы), подписанных заместителями главы Администрации,
осуществляют помощники заместителей главы Администрации.
(п.
7.6.4.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
7.6.5. При регистрации исходящих документов
в регистрационно-контрольной карточке в системе электронного документооборота
указывается способ доставки письма адресату.
7.6.6. Документы, передаваемые для
регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями
Регламента Администрации города Костромы и настоящей Инструкции.
7.6.7. Неправильно оформленные документы на
отправку не принимаются и возвращаются в соответствующие отраслевые
(функциональные) органы Администрации или помощникам (советниками) заместителей
главы Администрации для переоформления, даже если они подписаны руководителем.
7.6.8. Выдача исходящих документов адресату
на руки подтверждается подписью лица, принявшего документы, в разносной книге исходящих документов,
оформленной в соответствии с приложением 10 к настоящей Инструкции.
7.6.9. При оформлении писем и телеграмм
исполнитель указывает почтовый или телеграфный адрес организаций, а при ответе
на поступивший документ - также его регистрационный номер и дату.
7.6.10. Надлежаще оформленные исходящие
документы принимаются Отделом организационной работы и документационного
обеспечения к отправке:
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
а) в трех экземплярах - в случае
направления документа в один адрес (первый экземпляр отправляется адресату,
второй остается в Отделе организационной работы и документационного
обеспечения, третий после регистрации возвращается исполнителю);
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
б) в случае направления документа
нескольким адресатам - в количестве экземпляров, на два экземпляра превышающем
число адресатов, с тем чтобы один экземпляр остался в Отделе организационной
работы и документационного обеспечения и один экземпляр после регистрации был
возвращен исполнителю.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.6.11. В Отделе организационной работы и
документационного обеспечения остаются экземпляры документов, в том числе
приложения к ним, содержащие подлинные подписи должностных лиц и визы
согласования. В случае, если документ подписан электронной подписью в системе
электронного документооборота, к остающемуся экземпляру документа
прикладывается лист, содержащий информацию о согласовании документа
должностными лицами Администрации и подписании электронной подписью в системе
электронного документооборота.
(п.
7.6.11 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.01.2020 N 15-рг)
7.6.12. Приложения к исходящему документу
исполнителем не сканируются и передаются в Отдел организационной работы и
документационного обеспечения после подписания основного документа электронной
подписью в системе электронного документооборота.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.6.13. Исходящие документы, поступившие в
Отдел организационной работы и документационного обеспечения, подлежат
регистрации и отправке в день поступления.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.6.14. Исходящие документы, поступившие в
Отдел организационной работы и документационного обеспечения после 15.00 часов
и не имеющие отметку "Срочно", подлежат регистрации и отправке на
следующий день.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
7.6.15. Исходящий регистрационный номер
документа, подписанного главой Администрации, заместителями главы Администрации,
управляющим делами Администрации, включает в себя:
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
а) порядковый номер заголовка дел по
номенклатуре с добавлением индекса "исх", отделяемые дефисом;
б) порядковый регистрационный номер в
пределах календарного года, отделяемый дробью;
в) две последние цифры текущего
календарного года.
Например:
10исх-34/13.
7.6.15.1. Исходящий регистрационный номер
внутреннего документа, подписанного заместителем главы Администрации и
регистрируемого помощником заместителя главы Администрации, включает в себя:
а) инициалы имени и фамилии заместителя
главы Администрации, отделяемые дефисом;
б) порядковый регистрационный номер в
пределах календарного года, отделяемый дробью;
в) две последние цифры текущего
календарного года.
Например:
ОВ-25/14.
(п.
7.6.15.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
7.6.16. Документ, отправляемый посредством
использования информационно-телекоммуникационных сетей, должен оформляться на
бланке по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Отправляемый
документ может представлять собой отсканированное изображение оригинала
документа на бумажном носителе с изображением собственноручной подписи
должностного лица, подписавшего документ, либо электронную версию документа,
подписанного электронной подписью.
7.6.17. Электронные сообщения могут быть
подписаны электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи. В
таком случае электронное сообщение признается электронным документом,
равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если
федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не
устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа
на бумажном носителе. После отправки электронного документа, заверенного
электронной подписью, досылка адресату его копии на бумажном носителе, как
правило, не требуется.
7.6.18. Исходящие документы, являющиеся
ответами на запросы, направляются адресату тем же способом, что и поступившие в
Администрацию запросы: посредством электронной почты или почтового отправления
на бумажном носителе, иным доступным способом.
(п.
7.6.18 введен распоряжением Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
7.7. Основы
организации работы с документами
в отраслевых
(функциональных) органах Администрации
7.7.1. Организация работы с документами в отраслевых
(функциональных) органах Администрации регламентируется Регламентом
Администрации города Костромы, настоящей Инструкцией, иными постановлениями и
распоряжениями Администрации, а в части, не урегулированной указанными
муниципальными правовыми актами, - приказами руководителей отраслевых
(функциональных) органов Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
7.7.2. Организация работы с документами в
отраслевых (функциональных) органах Администрации обеспечивается сотрудниками,
ответственными за организацию делопроизводства, на которых возлагается выполнение
следующих обязанностей:
а) получение и учет документов, поступающих
из Отдела организационной работы и документационного обеспечения, Отдела
контроля и рассмотрения обращения граждан через систему электронного
документооборота;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
б) получение, регистрация и учет
документов, в том числе обращений граждан, поступающих непосредственно в
отраслевой (функциональный) орган Администрации;
в) своевременная передача полученных документов
на бумажных носителях руководителю отраслевого (функционального) органа
Администрации;
г) своевременная передача документов от
руководителя непосредственному исполнителю через систему электронного
документооборота или на бумажных носителях;
д) организация контроля за прохождением
документов, поступивших в отраслевой (функциональный) орган Администрации;
е) регистрация исходящих документов,
подписанных руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации, и
их отправка;
ж) ознакомление работников с муниципальными
правовыми актами, распорядительными и информационными документами;
з) систематическое информирование
руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации о состоянии
исполнения документов и поручений, содержащихся в резолюции на документ;
и) выдача работникам дел и документов для
работы, контроль за их возвращением и сохранностью;
к) ведение и формирование дел в
соответствии с номенклатурой дел отраслевого (функционального) органа
Администрации, контроль за ведением дел иными сотрудниками органа;
л) подготовка и сдача дел на архивное
хранение;
м) иных обязанностей в соответствии с
должностной инструкцией и (или) приказами руководителя отраслевого
(функционального) органа Администрации.
(п.
7.7.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.2.1. Отраслевыми (функциональными)
органами Администрации осуществляется регистрация следующих документов:
а) документов, адресованных отраслевому
(функциональному) органу Администрации, руководителю отраслевого
(функционального) органа Администрации по вопросам основной деятельности
отраслевого (функционального) органа Администрации от органов государственной
власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций;
б) письменных обращений граждан,
адресованных отраслевому (функциональному) органу Администрации, руководителю
отраслевого (функционального) органа Администрации;
в) заявлений на предоставление
муниципальной услуги, в случае если отраслевой (функциональный) орган
Администрации непосредственно предоставляет муниципальную услугу либо
обеспечивает ее предоставление;
г) документов, направляемых на рассмотрение
постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и пр.),
созданных при отраслевом (функциональном) органе Администрации или
организационно-техническое обеспечение деятельности которых осуществляет отраслевой
(функциональный) орган Администрации;
д) приказов и распоряжений руководителя
отраслевого (функционального) органа Администрации;
е) протоколов заседаний коллегиальных
(совещательных) органов.
(п.
7.7.2.1 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
7.7.2.2. После регистрации в Отделе
организационной работы и документационного обеспечения либо в Отделе по работе
с обращениями граждан отраслевыми (функциональными) органами Администрации
может осуществляться регистрация следующих документов:
а) документов от органов государственной
власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций,
адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы
Администрации, управляющему делами Администрации и направленных на рассмотрение
в отраслевой (функциональный) орган Администрации;
б) письменных обращений граждан,
адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы
Администрации, управляющему делами Администрации и направленных на рассмотрение
в отраслевой (функциональный) орган Администрации;
в) поручений губернатора Костромской
области, его заместителей, исполнительных органов государственной власти
Костромской области, исполнение которых главой Администрации, заместителями
главы Администрации, управляющим делами Администрации поручено отраслевому
(функциональному) органу Администрации;
г) поручений главы Администрации, данных на
еженедельных планерных совещаниях;
д) проектов муниципальных правовых актов,
направленных на согласование руководителю отраслевого (функционального) органа
Администрации;
е) копий, принятых муниципальных правовых
актов.
(п.
7.7.2.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
7.7.2.3. Регистрация заявлений о
предоставлении муниципальной услуги, в случае если отраслевой (функциональный)
орган Администрации непосредственно предоставляет муниципальную услугу либо
обеспечивает ее предоставление, и исходящих документов, являющихся результатом
оказания муниципальной услуги, если результатом предоставления муниципальной
услуги является документ органа, осуществляется раздельно по каждой
муниципальной услуге.
(п.
7.7.2.3 введен распоряжением Администрации города Костромы от 25.03.2015 N
57-рг)
7.7.3. Отраслевые (функциональные) органы
Администрации ведут учет поступления, прохождения и исполнения документов в
системе электронного документооборота, в системе автоматизированного
документооборота или журналах, форма которых устанавливается приказом
руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации или
муниципальными правовыми актами города Костромы.
(п.
7.7.3 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.4. Документы, поступившие в отраслевой
(функциональный) орган Администрации после их учета, передаются руководителю
отраслевого (функционального) органа Администрации и в соответствии с его
резолюцией направляются на исполнение или для ознакомления.
(п.
7.7.4 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.5. Руководители отраслевых
(функциональных) органов Администрации несут ответственность за организацию
работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность
выполнения поручений, содержащихся в резолюциях на документы.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.6. При работе с документами в
отраслевых (функциональных) органах Администрации необходимо соблюдать
следующие требования:
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
а) непосредственные исполнители, работающие
с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов
и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации;
б) сведения, содержащиеся в документах,
могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий,
имеющихся у работника;
в) не разрешается вносить в поступившие и
зарегистрированные документы какие-либо правки, делать отметки, кроме
предусмотренных настоящей Инструкцией;
г) передача документов работникам других
отраслевых (функциональных) органов Администрации может производиться только с
разрешения руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации;
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
д) передача служебных документов
представителям средств массовой информации осуществляется через Отдел по работе
со средствами массовой информации Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
8. Контроль
исполнения служебных документов
8.1. Общие
положения о контроле
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
8.1.1. Контролю в соответствии с настоящей Инструкцией
подлежит исполнение:
а) поручений, содержащихся в постановлениях
(распоряжениях) Администрации;
б) поручений, содержащихся в резолюциях
главы Администрации, заместителей главы Администрации, управляющего делами
Администрации, на поступившие в Администрацию документы;
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
в) поручений губернатора Костромской
области и его заместителей, данных на совещаниях для исполнения главой
Администрации города Костромы;
г) поручений главы Администрации города
Костромы, данных на совещаниях при главе Администрации города Костромы.
8.1.2. Контроль исполнения документов и
поручений включает в себя постановку на контроль, регулирование хода
исполнения, снятие исполненного документа или поручения с контроля, направление
исполненного документа или поручения в дело, учет, обобщение и анализ хода и
результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии
исполнения документов.
8.2. Организация
контроля исполнения поручений,
содержащихся в
резолюциях главы Администрации, заместителей
главы
Администрации, управляющего делами Администрации
на поступившие в
Администрацию документы
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 07.11.2018 N
385-рг)
8.2.1. Основанием для постановки документов на контроль
является резолюция главы Администрации, заместителей главы Администрации,
управляющего делами Администрации и срок исполнения, указанный в резолюции или
в тексте документа.
8.2.2. Ответственными за своевременное и
качественное исполнение документов являются заместители главы Администрации,
управляющий делами Администрации и руководители отраслевых (функциональных)
органов Администрации.
8.2.3. Контроль исполнения служебных
документов и поручений осуществляют помощники (советники) заместителей главы
Администрации, управляющий делами Администрации или руководители
соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации.
8.2.4. Контроль сроков исполнения
поручений, содержащихся в резолюциях к входящим документам, осуществляет Отдел
организационной работы и документационного обеспечения.
8.2.5. Документ считается исполненным и
снимается с контроля после фактического его исполнения по существу, а также
выполнения поручения, содержащегося в резолюции к нему, и сообщения результатов
заявителю или документального подтверждения исполнения в виде постановления,
протокола, платежного документа, служебной записки и прочего.
8.2.6. Отделом организационной работы и
документационного обеспечения ежедневно составляются перечни входящих
документов, сроки исполнения которых истекают в течение ближайших 2-5 дней, и
направляется данные перечни руководителям отраслевых (функциональных) органов
Администрации, помощникам (советникам) заместителей главы Администрации, управляющему
делами Администрации через систему электронного документооборота.
8.2.7. По состоянию на 1 и 15 число каждого
месяца Отделом организационной работы и документационного обеспечения
руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, помощникам
(советникам) заместителей главы Администрации, управляющему делами
Администрации направляется информация о нарушениях сроков исполнения поручений,
содержащихся в резолюциях главы Администрации, заместителей главы
Администрации, управляющего делами Администрации на поступившие в Администрацию
документы.
8.3. Организация
контроля исполнения
постановлений и
распоряжений Администрации
8.3.1. Основанием для постановки постановлений и
распоряжений Администрации на контроль является наличие в тексте документа
пункта о возложении контроля исполнения постановления (распоряжения) на
ответственного исполнителя - заместителя главы Администрации, управляющего
делами Администрации, руководителя отраслевого (функционального) органа
Администрации, подчиняющегося главе Администрации непосредственно.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 08.05.2014 N 194-рг, от 07.11.2018 N 385-рг)
8.3.2. При наличии в постановлении
(распоряжении) формулировки "Контроль за выполнением настоящего
постановления (распоряжения) оставляю за собой" контроль за выполнением
документа осуществляется совместно помощником (советником) главы Администрации
и руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации, готовившего
данный документ. Руководитель отраслевого (функционального) органа
Администрации представляет помощнику (советнику) главы Администрации информацию
о состоянии выполнения правового акта.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
8.3.3. Пункт о возложении контроля
включается в текст документа при наличии конкретных поручений отраслевым
(функциональным) органам Администрации или должностным лицам Администрации с
указанием сроков их исполнения.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
8.3.4. На контроль, как правило, не
ставятся постановления (распоряжения), утверждающие муниципальные правовые
акты, устанавливающие общеобязательные правила (положения, порядки, инструкции
и тому подобное).
8.3.5. Непосредственное исполнение функций
по контролю исполнения постановлений (распоряжений) осуществляют помощники
(консультанты) заместителей главы Администрации или руководители отраслевых
(функциональных) органов Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
8.3.6. Контроль сроков исполнения
постановлений (распоряжений) осуществляет Отдел организационной работы и
документационного обеспечения.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
8.3.7. О ходе исполнения постановления
(распоряжения) сроком исполнения один год и более ответственный исполнитель
обязан проинформировать главу Администрации до истечения первой половины
установленного срока. Информация о ходе исполнения постановлений
(распоряжений) Администрации (промежуточная информация) представляется по
форме, установленной приложением 11 к настоящей Инструкции.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.8. При наличии конкретной календарной
даты исполнения поручений, содержащихся в тексте документа, информация о снятии с контроля постановления
(распоряжения) должна быть представлена не позднее, чем через месяц после
указанной даты по форме, установленной приложением 12 к настоящей Инструкции.
8.3.9. Основанием для снятия с контроля
постановлений и распоряжений Администрации является соответствующая резолюция
главы Администрации или исполняющего обязанности главы Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.10. Снятие постановления (распоряжения)
с контроля не означает, что оно признано утратившим силу. Для признания
постановления (распоряжения) утратившим силу необходимо принятие постановления
(распоряжения) о признании его утратившим силу.
8.3.11. При необходимости продления срока
исполнения постановления (распоряжения) ответственный исполнитель не позднее
чем за 3 дня до истечения срока представляет информацию о продлении срока
исполнения по форме, установленной приложением 13 к настоящей Инструкции.
8.3.12. Решение о продлении срока
исполнения постановлений (распоряжений) принимает глава Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.13. Информации о ходе исполнения, о
снятии с контроля и (или) о продлении срока (с приложением копии
соответствующего постановления, распоряжения) подписываются ответственным
исполнителем и представляются в Отдел организационной работы и
документационного обеспечения. При отсутствии нарушений документы визируются
заместителем главы Администрации, к предметам ведения которого относятся
соответствующие направления деятельности Администрации.
До представления на подпись главе
Администрации информация о ходе исполнения, о снятии с контроля и (или) о
продлении постановления (распоряжения) Администрации срока визируется
управляющим делами Администрации, который может провести самостоятельную
проверку исполнения.
Информации о контролируемых документах с
резолюцией главы Администрации остаются в Отделе организационной работы и
документационного обеспечения и формируются в дело.
(п.
8.3.13 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
8.3.14. Дела с информацией об исполнении
постановлений (распоряжений) Администрации после снятия их с контроля в течение
года хранятся в Отделе организационной работы и документационного обеспечения,
по истечении года сдаются в муниципальный архив.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
8.3.15. По состоянию на 25 число каждого
месяца Отдел организационной работы и документационного обеспечения
представляет ответственным исполнителям обобщенную информацию о состоянии
исполнения постановлений (распоряжений) Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
8.4. Организация
контроля исполнения поручений
губернатора
Костромской области и его заместителей,
главы
Администрации города Костромы
(введен
распоряжением Администрации города Костромы
от 15.02.2012 N
43-рг)
8.4.1. Основанием для постановки поручений губернатора
Костромской области и его заместителей, главы Администрации города Костромы на
контроль является соответствующая резолюция главы Администрации города
Костромы.
8.4.2. Ответственными за своевременное и
качественное исполнение поручений являются заместители главы Администрации,
управляющий делами Администрации и руководители отраслевых (функциональных)
органов Администрации, указанные в тексте поручения или в резолюции к
поручению.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
8.4.3. Контроль за сроками и ходом
исполнения поручений губернатора Костромской области, данных на еженедельных
оперативных совещаниях при губернаторе Костромской области, заседаниях
администрации Костромской области, иных совещаниях при губернаторе Костромской
области, его заместителях, отдельных поручений губернатора Костромской области
и его заместителей, поручений, изложенных в резолюциях к служебным запискам по
исполнению вышеуказанных поручений губернатора Костромской области и его
заместителей, поручений главы Администрации города Костромы, данных на
еженедельных совещаниях по планированию работы Администрации города Костромы,
поручений, изложенных в резолюциях к служебным запискам по исполнению
вышеуказанных поручений главы Администрации города Костромы, осуществляет Отдел
контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
8.4.4. Контроль за исполнением поручений
губернатора Костромской области, его заместителей, информация об исполнении
которых направляется на постоянной, регулярной основе в исполнительные органы
государственной власти Костромской области, осуществляют руководители
соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
8.4.5. Контроль за исполнением поручений
главы Администрации, данных на иных совещаниях при главе Администрации,
осуществляют заместители главы Администрации, управляющий делами Администрации,
руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации, организовавшие
проведение совещания.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
8.4.6. Отдел контроля и рассмотрения
обращений граждан Администрации осуществляет контроль путем напоминания
ответственным исполнителям о сроках исполнения поручений, получения и анализа
информации об исполнении поручений, проведения мер упреждающего контроля, при
необходимости - изучения состояния дел на месте.
8.4.7. При осуществлении своих функций
Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации вправе
запрашивать любую информацию, касающуюся хода выполнения поручения,
находящегося у него на контроле.
8.4.8. Ответственный исполнитель не позднее
чем за 2 рабочих дня до окончания установленного срока исполнения поручения,
представляет в Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации
информацию о выполнении поручения на бумажном носителе и в электронном виде.
8.4.9. Об исполнении каждого поручения
ответственным исполнителем готовится отдельное письмо на имя лица, давшего
поручение. Письмо должно содержать полную информацию о выполнении всех
вопросов, поставленных в поручении, а также предложение либо о снятии поручения
с контроля либо о переносе срока исполнения.
8.4.10. Письмо об исполнении поручения
направляется на рассмотрение губернатора области, его заместителей, главы
Администрации города Костромы через Отдел контроля и рассмотрения обращений
граждан Администрации. Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан
Администрации регистрирует и ведет делопроизводство указанных писем в порядке,
установленном настоящей Инструкцией.
8.4.11. Решения губернатора Костромской
области, заместителей губернатора Костромской области, главы Администрации
города Костромы о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений
доводятся Отделом контроля и рассмотрения обращений граждан до ответственных
исполнителей.
9. Печати и
штампы Администрации
9.1.
Изготовление, учет, хранение
и уничтожение
печатей и штампов
9.1.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для
обеспечения деятельности Администрации, производится по разрешению управляющего
делами Администрации.
(п.
9.1.1 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
9.1.2. Необходимость изготовления штампов с
факсимильным воспроизведением подписи главы Администрации, а также лица,
ответственные за использование указанных штампов, определяются главой
Администрации.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
9.1.3. Изготовление нескольких печатей с
идентичными наборами реквизитов не допускается. При необходимости использования
нескольких печатей с идентичными наборами реквизитов каждой печати
присваивается номер, который должен быть виден на оттиске.
9.1.4. Все изготовленные печати и штампы
учитываются главным специалистом режимно-секретного подразделения Администрации
и выдаются под расписку сотрудникам отраслевых (функциональных) органов
Администрации, отвечающим за их использование и сохранность.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 29.12.2022 N 325-рг)
9.1.5. Пришедшие в негодность и утратившие
значение печати и штампы подлежат возврату главному специалисту
режимно-секретного подразделения Администрации, где они уничтожаются по акту.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
29.12.2022 N 325-рг)
9.2.
Использование печатей и штампов
9.2.1. Проставление оттисков печати осуществляется
сотрудниками отраслевых (функциональных) органов Администрации, отвечающими за
их использование и сохранность.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
9.2.2. Об утере печати или штампа
незамедлительно ставится в известность управляющий делами Администрации.
(п.
9.2.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
9.2.3. Контроль использования печатей и
штампов возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) органов
Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
9.2.4. Сотрудник, которому были выданы
печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их главному специалисту
режимно-секретного подразделения Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
29.12.2022 N 325-рг)
ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ.
ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ
10. Номенклатуры
дел,
заводимых в
делопроизводстве Администрации
10.1. Порядок
составления номенклатур дел
10.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в
делопроизводстве Администрации, отраслевых (функциональных) органах
Администрации составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный
перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, отраслевых
(функциональных) органах Администрации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
(п.
10.1.1 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
10.1.2. Номенклатура дел предназначена для
группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей документов по
личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно)
хранения.
10.1.3. При составлении номенклатуры дел
следует руководствоваться Регламентом Администрации города Костромы,
положениями об отраслевых (функциональных) органах Администрации, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются
документы, образующиеся в деятельности Администрации, отраслевых
(функциональных) органах Администрации, их виды, состав и содержание.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
10.1.4. В отраслевых
(функциональных) органах Администрации составляются номенклатуры дел
структурных подразделений и сводная номенклатура дел отраслевого
(функционального) органа Администрации.
(п.
10.1.4 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.5. Номенклатура дел структурного
подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником,
ответственным за делопроизводство, и подписывается руководителем структурного
подразделения.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
10.1.6. Сводная номенклатура дел
составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений при
методической помощи Муниципального казенного учреждения города Костромы
"Муниципальный архив города Костромы" (далее - Муниципальный архив).
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
10.1.7. Сводная номенклатура дел
отраслевого (функционального) органа Администрации подписывается составителем,
согласовывается с экспертной комиссией отраслевого (функционального) органа
Администрации и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем
отраслевого (функционального) органа Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
10.1.8. Сводная номенклатура дел
отраслевого (функционального) органа Администрации согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти
Костромской области в сфере архивного дела не реже одного раза в 5 лет, если не
было коренных изменений в функциях и структуре отраслевого (функционального)
органа Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
10.1.9. После утверждения сводной
номенклатуры дел, структурные подразделения отраслевого (функционального)
органа Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
(п.
10.1.9 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
10.1.10. Сводная номенклатура дел
печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр
номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел. Второй экземпляр используется в делопроизводстве в качестве
рабочего. Третий экземпляр передается в Отдел организационной работы и
документационного обеспечения. Четвертый экземпляр передается в Муниципальный
архив.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
10.1.11. Сводная номенклатура дел в конце
каждого года уточняется, утверждается руководителем отраслевого
(функционального) органа Администрации и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
(п.
10.1.11 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
10.1.12. Вновь
созданные отраслевые (функциональные) органы Администрации или их структурные
подразделения обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.
(п.
10.1.12 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
10.1.13. Номенклатуры дел отраслевых
(функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического
лица, включаются в сводную номенклатуру дел Администрации, которая составляется
Отделом организационной работы и документационного обеспечения в порядке,
установленном пунктами 10.1.4-10.1.12 настоящей
Инструкции, подписывается управляющим делами Администрации и утверждается
распоряжением Администрации не позднее конца текущего года.
(п.
10.1.13 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
10.2. Реквизиты и
структура номенклатуры дел
10.2.1. Номенклатура дел составляется по форме,
установленной приложением 14 к настоящей Инструкции.
10.2.2. Названиями разделов сводной
номенклатуры дел отраслевого (функционального) органа Администрации являются
названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел
Администрации разделы располагаются в соответствии со штатным расписанием Администрации.
(п.
10.2.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
10.2.3. В номенклатуру дел включаются
заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, ее
отраслевых (функциональных) органов.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
10.2.4. В номенклатуру дел не включаются
периодические издания.
10.2.5. В графе 1 номенклатуры дел
проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела
состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения отраслевого
(функционального) органа Администрации и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах отраслевого (функционального) органа. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
Например: 12-05, где 12 - обозначение
отраслевого (функционального) органа Администрации, 05 - порядковый номер
заголовка дела по номенклатуре отраслевого (функционального) органа
Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
10.2.6. В номенклатуре дел рекомендуется
сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс
сохраняется.
10.2.7. В графу 2 номенклатуры дел
включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в
обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
10.2.8. Не допускается употребление в
заголовке дела шаблонных формулировок ("разные материалы",
"общая переписка" и так далее), а также вводных слов и сложных
оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных
наименований государственных органов, органов местного самоуправления, отраслевых
(функциональных) органов Администрации, организаций.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
10.2.9. Заголовок дела состоит из
элементов, располагаемых в следующей последовательности:
а) наименование вида дела (переписка,
журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так
далее);
б) наименование отраслевого
(функционального) органа Администрации или его структурного подразделения
(автор документа);
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
в) название организации, которой будут
адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент
документа);
г) краткое содержание документов дела;
д) дата (период), к которым относятся
документы дела.
10.2.10. В заголовках дел, содержащих
документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в
качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце
заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые
должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее).
Например:
Документы о проведении семинаров,
конференций по вопросам реформирования системы жилищно-коммунального хозяйства
на территории города Костромы (списки, доклады, информации).
10.2.11. В заголовках дел, содержащих
переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
10.2.12. В заголовках дел, содержащих
переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а
указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с медицинскими учреждениями о
планировании работы на 2009 год.
10.2.13. В заголовках дел, содержащих
переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников,
присвоении почетных званий.
10.2.14. В заголовке дела указывается
конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Думой города Костромы по
вопросам формирования бюджета города Костромы на 2010 год.
10.2.15. При обозначении в заголовках дел
административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание
дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в
заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее
видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций
муниципальных образований Костромской области по вопросам благоустройства
территорий.
10.2.16. Если содержание дела касается
одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Всероссийского
научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (город
Москва) по вопросам подготовки кадров.
10.2.17. В заголовках дел, содержащих
плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за)
который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий на
2008 год.
Годовые статистические отчеты о расходах на
содержание автотранспорта в 2008 году.
10.2.18. Если дело будет состоять из
нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при
необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие
содержание заголовка дела.
10.2.19. Заголовок приложения к делу,
сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в
этот том документа.
10.2.20. Порядок расположения заголовков
дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью
важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную
документацию.
10.2.21. Заголовки дел могут уточняться в
процессе формирования и оформления дел.
10.2.22. Графа 3 номенклатуры дел
заполняется по окончании календарного года.
10.2.23. В графе 4 указывается срок
хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или
примерной номенклатуре дел, или срок хранения дела, согласованный с
экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти
Костромской области в сфере архивного дела.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
10.2.24. В графе 5 "Примечание"
указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков
хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой отраслевой
(функциональный) орган Администрации для продолжения и прочее.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
10.2.25. Если в течение года в
Администрации, в отраслевом (функциональном) органе Администрации возникают
новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе
номенклатуры оставляются резервные номера.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
10.2.26. По окончании года в конце
номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
11. Формирование
и оформление дел
11.1. Организация
формирования дел
11.1.1. Формирование дел - группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
11.1.2. Дела формируются в отраслевых
(функциональных) органах Администрации децентрализованно, то есть в структурных
подразделениях отраслевого (функционального) органа Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 25.03.2015 N 57-рг)
11.1.3. Законченные делопроизводством
документы помещаются в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяется в соответствии с номенклатурой дел.
11.1.4. Контроль за правильным
формированием дел осуществляется служащим, ответственным за ведение
делопроизводства в отраслевом (функциональном) органе Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
11.2. Правила
формирования дел
11.2.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
а) помещать в дело только исполненные
документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
б) группировать в дело документы одного
календарного года, за исключением переходящих дел;
в) раздельно группировать в дела документы
постоянного срока хранения, временных сроков хранения, документы по личному
составу;
г) помещать в дела ксерокопии факсограмм,
телефонограммы на общих основаниях;
д) в дело не должны помещаться документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
е) по объему дело не должно превышать 250
листов при толщине не более 4 сантиметров.
11.2.2. При наличии в деле нескольких томов
(частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с
добавлением "том 1", "том 2" и так далее.
11.2.3. Документы внутри дела располагаются
сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
11.2.4. Муниципальные правовые акты
группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
11.2.5. Если во вводной части
муниципального правового акта делается ссылка на обращение юридического лица или
гражданина в адрес Администрации или в адрес отраслевого (функционального)
органа Администрации, по рассмотрении которого принимается данный правовой акт,
то это обращение должно быть приложено к оригиналу муниципального правового
акта.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
11.2.6. В отдельные дела по хронологии, в
зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации,
решений Костромской областной Думы, постановлений губернатора Костромской
области и администрации Костромской области, департаментов Костромской области,
решений Думы города Костромы, постановлений и распоряжений Администрации.
11.2.7. Постановления Администрации по
вопросам местного значения и постановления по личному составу формируются в
отдельные дела.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг)
11.2.8. Приказы отраслевых (функциональных)
органов Администрации по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
11.2.9. Все документы отчетного и
информационного характера по исполнению решений Костромской областной Думы,
постановлений губернатора Костромской области, администрации Костромской
области, актов департаментов Костромской области, решений Думы города Костромы,
постановлений и распоряжений Администрации (далее - правовые акты), находящихся
на контроле, подшиваются в заведенное на этот документ дело. Если дело на
правовой акт не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки
постоянного срока хранения за текущий год.
11.2.10. Если имеется документ о снятии с
контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить
необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием
номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
11.2.11. Документы коллегиальных органов группируются
в два дела:
а) протоколы и решения коллегиального
органа;
б) документы к заседаниям коллегиального
органа.
11.2.12. Утверждаемые акты являются
неотъемлемой частью утверждающих актов и группируются вместе с указанными
документами.
11.2.13. Протоколы в деле располагаются в
хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в
отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
11.2.14. Утвержденные планы, отчеты, сметы,
лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
11.2.15. Документы в личных делах
располагаются по мере их поступления.
11.2.16. Предложения, заявления и жалобы
граждан по вопросам работы Администрации, отраслевых (функциональных) органов
Администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются
отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
11.2.17. Переписка группируется, как
правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
11.3. Оформление
дел
11.3.1. Дела отраслевых (функциональных) органов
Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
11.3.2. Оформление дела включает в себя
комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи.
11.3.3. Оформление дел проводится
исполнителями, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.
11.3.4. В зависимости от сроков хранения
проводится полное или частичное оформление дел.
11.3.5. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
11.3.6. Полное оформление дела
предусматривает:
а) оформление реквизитов обложки дела;
б) нумерацию листов в деле;
в) составление листа-заверителя;
г) составление в необходимых случаях
внутренней описи документов дела;
д) подшивку или переплет дела;
е) внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
11.3.7. Обложка
дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
оформляется по форме, установленной приложением 15 к настоящей Инструкции.
11.3.8. На обложке дела указываются
следующие реквизиты:
а) наименование органа местного
самоуправления - Администрация города Костромы;
б) наименование отраслевого
(функционального) органа Администрации (фондообразователя), которое указывается
полностью в именительном падеже;
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
в) наименование структурного подразделения
отраслевого (функционального) органа Администрации в именительном падеже,
которое указывается в соответствии с утвержденной структурой органа;
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
г) номер (индекс) дела по номенклатуре дел
Администрации или отраслевого (функционального) органа Администрации;
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
д) заголовок дела - переносится из
соответствующего отраслевому (функциональному) органу раздела сводной
номенклатуры дел Администрации;
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
е) крайние даты дела (тома, части) - даты
(число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего
документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в
отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к
которому помещено в этот том. Даты оформляются словесно-цифровым способом;
ж) количество листов в деле;
з) срок хранения дела.
11.3.9. В целях обеспечения сохранности и
закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы,
кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один
край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов,
в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или
частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие
иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями
нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в
конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете,
оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
11.3.10. После завершения нумерации листов
составляется лист-заверитель по форме,
согласно приложению 16 к настоящей Инструкции. В листе-заверителе цифрами и
прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных
документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное). Лист-заверитель
подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты
составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в
соответствии с итоговой надписью.
(п.
11.3.10 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
11.3.11. Реквизит "срок хранения
дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел
после сверки его со сроком хранения, указанным в перечнях документов,
образующихся в деятельности Администрации, отраслевого (функционального) органа
Администрации, с указанием сроков хранения.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
На делах постоянного хранения пишется:
"Хранить постоянно".
11.3.12. Архивный шифр дела (состоит из
номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного
хранения проставляется в Муниципальном архиве черными чернилами только после
включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной
комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Костромской области в
сфере архивного дела (до этого он проставляется карандашом).
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
11.3.13. На обложках дел постоянного
хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в
который будут передаваться дела.
11.3.14. По окончании года в надписи на
обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся
уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.3.15. Для учета документов определенных
категорий постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет
которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и
так далее), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела
составляется также на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых
не раскрывают конкретное содержание документов.
Вопрос о необходимости составления
внутренней описи документов дела согласовывается с Муниципальным архивом.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
Внутренняя опись составляется на отдельном
листе по форме, установленной приложением 17 к настоящей Инструкции, которая
содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах,
заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К
внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и
прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней
описи.
Внутренняя опись документов дела
подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты
составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела
подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.3.16. Документы, составляющие дело,
подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с
учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел
к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из
документов удаляются.
11.3.17. Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить
пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, лист-заверитель
не составлять.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг)
12. Организация
архивного дела в Администрации
12.1. Оперативное
хранение документов
12.1.1. С момента заведения и до передачи в муниципальный
архив дела хранятся по месту их формирования.
12.1.2. Руководители отраслевых
(функциональных) органов Администрации и служащие, отвечающие за
делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.1.3. В целях повышения оперативного
поиска документов дела располагаются в шкафах, сейфах или в специально
оборудованных помещениях в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или сейфа.
12.1.4. На корешках обложек дел указываются
индексы по номенклатуре дел.
12.1.5. Завершенные дела постоянного и
долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их
формирования в течение 5 лет, а затем сдаются в Муниципальный архив.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.1.6. Выдача дел другим отраслевым
(функциональным) органам Администрации производится с разрешения руководителя
отраслевого (функционального) органа Администрации. Выдача дел служащим
отраслевого (функционального) органа Администрации для работы осуществляется
служащим, отвечающим за делопроизводство, под расписку. На выданное дело
заводится карта-заместитель. В ней указывается индекс дела, дата его выдачи,
кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
25.03.2015 N 57-рг)
Дела выдаются во временное пользование
служащим на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело
должно быть возвращено на место его хранения.
12.1.7. Сторонним организациям дела выдаются
на основании их письменных запросов с разрешения главы Администрации, по актам.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
12.1.8. Изъятие документов из дел
постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с
разрешения главы Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа
и акта о причинах выдачи подлинника.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
12.2. Хранение
документов в муниципальном архиве
12.2.1. Документы Администрации, отраслевых
(функциональных) органов Администрации являются муниципальной собственностью и
после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном
законодательством об архивном деле, подлежат обязательной передаче на постоянное
хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.2.2. Для хранения документов Архивного
фонда Российской Федерации, относящихся к муниципальной собственности, и
документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое
значение, а также документов по личному составу, их учета, использования,
отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение образован муниципальный
архив города Костромы.
12.2.3. Функции муниципального архива
города Костромы выполняет Муниципальное казенное учреждение города Костромы
"Муниципальный архив".
(п.
12.2.3 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
12.2.4. Подготовка документов к передаче на
хранение в муниципальный архив включает работу служащих, ответственных за
ведение делопроизводства отраслевых (функциональных) органов Администрации, по
проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел,
составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.3. Экспертиза
ценности документов
12.3.1. Экспертиза ценности документов - изучение
документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
12.3.2. Экспертиза ценности документов в
отраслевых (функциональных) органах Администрации на стадии делопроизводства
проводится:
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
а) при составлении номенклатуры дел;
б) в процессе формирования дел и проверке
правильности отнесения документов к делам;
в) при подготовке дел к передаче в
муниципальный архив.
12.3.3. Для организации и проведения
экспертизы ценности документов в отраслевом (функциональном) органе
Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.3.4. Функции и права экспертной
комиссии, а также организация их работы определяются положениями, которые
утверждаются приказом руководителя отраслевого (функционального) органа
Администрации. Положение об экспертной комиссии до его утверждения подлежит
согласованию с Муниципальным архивом.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.3.5. Экспертиза ценности документов
постоянного и временного хранения в отраслевом (функциональном) органе
Администрации осуществляется ежегодно непосредственно служащими, ответственными
за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией, под
непосредственным методическим руководством Муниципального архива.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.3.6. При проведении экспертизы ценности
документов осуществляется отбор дел постоянного и долговременного (свыше 10
лет) хранения для передачи в Муниципальный архив; отбор дел с долговременными
сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих
дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел
за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
(в
ред. распоряжения Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
12.3.7. Отбор документов для постоянного
хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их
хранения и сводной номенклатуры дел Администрации или отраслевого
(функционального) органа Администрации, путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с
временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы
ценности документов принимает экспертно-проверочная комиссия уполномоченного
органа исполнительной власти Костромской области в сфере архивного дела.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
25.03.2015 N 57-рг, от 07.11.2018 N 385-рг)
12.3.8. По результатам экспертизы ценности
документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
12.3.9. Опись дела - архивный справочник,
содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная
опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)
законченной нумерацией.
12.3.10. Описи составляются отдельно на
дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела
по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
|
|
|
Распоряжением Администрации города Костромы от
27.08.2013 N 309-рг повторно внесены изменения в пункт 12.3.11, ранее
внесенные распоряжением Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг.
|
|
12.3.11. В каждом отраслевом
(функциональном) органе Администрации описи на дела постоянного хранения
составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством
Муниципального архива. По этим описям документы сдаются в Муниципальный архив.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 25.03.2015 N 57-рг)
12.3.12. Описи дел отраслевых (функциональных) органов
Администрации составляются по форме, установленной приложением 18 к настоящей
Инструкции, и представляются в Муниципальный архив не позднее чем через 5 лет
после завершения дел в делопроизводстве.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от 27.08.2013
N 309-рг)
12.3.13. Описательная статья описи дел
отраслевого (функционального) органа Администрации имеет следующие элементы:
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
а) порядковый номер дела (тома, части) по
описи;
б) индекс дела (тома, части);
в) заголовок дела (тома, части);
г) дата дела (тома, части);
д) количество листов в деле (томе, части);
е) срок хранения дела.
12.3.14. При составлении описи дел
соблюдаются следующие требования:
а) каждое дело вносится в опись под
самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том
приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
б) порядок нумерации дел в описи - валовый;
в) графы описи заполняются в точном
соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
г) при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все
остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи
заголовок воспроизводится полностью);
д) графа описи "примечание"
используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и тому подобного.
12.3.15. В конце описи вслед за последней
описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера
и пропущенные номера).
12.3.16. Опись дел отраслевого
(функционального) органа Администрации подписывается составителем с указанием
его должности, согласовывается с экспертной комиссией отраслевого
(функционального) органа Администрации и утверждается руководителем отраслевого
(функционального) органа Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.3.17. Опись дел отраслевого
(функционального) органа Администрации составляется в четырех экземплярах, три
из которых передаются вместе с делами в Муниципальный архив, один остается в
отраслевом (функциональном) органе Администрации.
(п.
12.3.17 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 07.11.2018 N
385-рг)
12.3.18. Отбор за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после
составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Акт о выделении документов к
уничтожению составляется по форме, установленной приложением 19 к настоящей
Инструкции. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной
комиссии. Согласованные экспертной комиссией отраслевого (функционального)
органа Администрации акты утверждаются руководителем отраслевого
(функционального) органа Администрации только после утверждения экспертной
проверочной методической комиссией Муниципального архива описей дел постоянного
хранения. После этого отраслевой (функциональный) орган Администрации имеет
право уничтожить дела, включенные в данные акты.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.3.19. Акт о выделении документов к
уничтожению составляется на дела всех структурных подразделений отраслевого
(функционального) органа Администрации. Название каждого структурного
подразделения отраслевого (функционального) органа Администрации указывается в
акте перед группой заголовков дел этого подразделения.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.4. Подготовка
и передача документов в Муниципальный архив
(в ред.
распоряжения Администрации города Костромы
от 15.02.2012 N
43-рг)
12.4.1. В Муниципальный архив передаются дела с
исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу. Их передача производится только по описям дел, утвержденным
(документы постоянного хранения) или согласованным (документы по личному
составу) экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной
власти Костромской области в сфере архивного дела.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от 07.11.2018 N 385-рг)
12.4.2. Дела с исполненными документами
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в
Муниципальный архив по истечении установленного законодательством срока
временного хранения до передачи на постоянное хранение - через 5 лет после их
завершения в делопроизводстве.
(п.
12.4.2 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
12.4.3. Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения хранятся в отраслевых (функциональных) органах
Администрации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в
установленном порядке.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
25.03.2015 N 57-рг)
12.4.4. Передача дел в Муниципальный архив
осуществляется по графику, составленному Муниципальным архивом, согласованному
с руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации и
утвержденному постановлением Администрации.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.4.5. В период подготовки отраслевыми
(функциональными) органами Администрации документов к передаче в Муниципальный
архив служащими Муниципального архива предварительно проверяется правильность
их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел отраслевого
(функционального) органа Администрации. Все выявленные при проверке недостатки
в формировании и оформлении дел служащие отраслевого (функционального) органа
Администрации обязаны устранить.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг)
12.4.6. Прием каждого дела производится
служащим Муниципального архива в присутствии служащего отраслевого
(функционального) органа Администрации, сдающего документы. В конце каждого
экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых
дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащего Муниципального архива
и служащего, передавшего дела.
(п.
12.4.6 в ред. распоряжения Администрации города Костромы от 27.08.2013 N
309-рг)
12.4.7. Утратил силу с 1 октября 2013 года.
- Распоряжение Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг.
12.4.8. В случае реорганизации или
ликвидации отраслевого (функционального) органа Администрации, его структурного
подразделения служащий, ответственный за ведение делопроизводства данного
отраслевого (функционального) органа Администрации, в период проведения
ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, производит их упорядочение и передает их в Муниципальный архив,
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по утвержденным или
согласованным экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа
исполнительной власти Костромской области в сфере архивного дела описям дел.
(в
ред. распоряжений Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг, от
07.11.2018 N 385-рг)
ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ.
ОСОБЕННОСТИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОТДЕЛЬНЫМ ВИДАМ ДОКУМЕНТОВ
13.
Делопроизводство по обращениям граждан
Утратил силу с 7 ноября 2018 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 07.11.2018 N 385-рг.
Приложение 1
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
07.11.2018 N 385-рг)
|
|
ЛИСТ
СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту
постановления (распоряжения) Администрации
города
Костромы/к проекту решения Думы города
Костромы/к
проекту договора "О..."
|
Начальник
|
И.О.Фамилия
|
|
Первый заместитель главы Администрации - председатель
Комитета по строительству, транспорту и дорожной деятельности Администрации
|
И.О.Фамилия
|
|
Заместитель главы Администрации
|
И.О.Фамилия
|
|
(Иное заинтересованное лицо)
|
И.О.Фамилия
|
|
(Иное заинтересованное лицо)
|
И.О.Фамилия
|
|
Начальник Правового управления
|
И.О.Фамилия
|
|
Управляющий делами Администрации
|
И.О.Фамилия";
|
Приложение 2
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_________ N ________
Приложение 3
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________ N ________
Приложение 4
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Утратило силу с 30.12.2021. - Распоряжение Администрации
города Костромы от 30.12.2021 N 221-рг.
Приложение 5
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Форма бланка
распоряжения первого заместителя главы
Администрации -
председателя Комитета по строительству,
транспорту и
дорожной деятельности Администрации города
Костромы
Утратило силу с 20.10.2023. - Распоряжение Администрации
города Костромы от 20.10.2023 N 239-рг.
Приложение 6
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
30.01.2020 N 15-рг)
|
|
главы
Администрации города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________
N ___________
Приложение 7
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
05.10.2023 N 233-рг)
|
|
Администрации
города Костромы
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ
Советская ул., 1, г. Кострома, Костромская обл., 156000.
Тел. (4942) 31-44-40; факс (4942) 31-39-32.
E-mail: gorod_kostroma@kostroma.gov.ru, https://grad.kostroma.gov.ru.
_________________
N _________________
На
N ____________ от ________________
Приложение 8
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Форма общего
продольного бланка
Администрации
города Костромы
Утратило силу с 1 октября 2013 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг.
Приложение 9
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
05.10.2023 N 233-рг)
|
|
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
Советская ул., 1, г. Кострома, 156000
Тел.
(4942) 31-21-91; факс (4942) 31-39-32
E-mail: gorod_kostroma@kostroma.gov.ru,
https://grad.kostroma.gov.ru
________________
N ________________
На
N ___________ N ________________
Приложение 10
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
N п/п
|
Наименование
документа
|
Кому отправлен
|
Исходящий N и
дата переписки
|
Дата получения
|
Ф.И.О. лица,
получившего документ
|
Расписка в
получении
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Приложение 11
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
27.08.2013 N 309-рг)
|
|
(распоряжений)
Администрации
города Костромы
Ознакомлен
глава
Администрации города Костромы
_________________
И.О. Фамилия
"____"
__________ 20___ г.
ИНФОРМАЦИЯ
о ходе
исполнения постановления (распоряжения)
Администрации
города Костромы
от __________ N
_______
"О
__________________________________"
Срок исполнения: _________
Ответственный исполнитель: ____________
|
Содержание
пункта, находящегося на контроле
|
Сведения об
исполнении
|
Примечание
|
|
|
|
|
Заместитель
главы Администрации подпись расшифровка подписи
Дата
Руководитель
отраслевого
(функционального)
органа подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение 12
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
27.08.2013 N 309-рг)
|
|
постановления
(распоряжения) Администрации города Костромы
Снято с контроля
глава
Администрации города Костромы
_________________
И.О. Фамилия
"____"
__________ 20___ г.
ИНФОРМАЦИЯ
об исполнении
постановления (распоряжения)
Администрации
города Костромы
от __________ N
_______
"О
__________________________________"
Срок исполнения: _________
Ответственный исполнитель: ____________
|
Содержание
пункта, находящегося на контроле
|
Сведения об
исполнении
|
Примечание
|
|
|
|
|
В связи с тем, что постановление (распоряжение)
Администрации города Костромы от _________ N _______ "О
____________________" исполнено, прошу снять его с контроля.
Заместитель
главы Администрации подпись расшифровка подписи
Дата
Руководитель
отраслевого
(функционального)
органа подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение 13
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
27.08.2013 N 309-рг)
|
|
(распоряжения)
Администрации города Костромы
Срок продлен
глава
Администрации города Костромы
_________________
И.О. Фамилия
"____"
__________ 20___ г.
ИНФОРМАЦИЯ
о переносе
сроков исполнения постановления (распоряжения)
Администрации
города Костромы
от __________ N
_______
"О
__________________________________"
Срок исполнения: _________
Ответственный исполнитель: ____________
|
Содержание
пункта, находящегося на контроле
|
Сведения об
исполнении
|
Примечание
|
|
|
|
|
В связи с тем, что
_______________________________________________, прошу продлить срок выполнения
контролируемого постановления (распоряжения) до ___________.
Заместитель
главы Администрации подпись расшифровка подписи
Дата
Руководитель
отраслевого
(функционального)
органа подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение 14
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Администрация
города Костромы
Наименование
отраслевого
(функционального)
органа
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ
Наименование должности
00.00.0000
N ______ руководителя отраслевого
(функционального) органа
город
Кострома
_________ ______________
подпись расшифровка
подписи
На
________________ год Дата ________________
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во ед. хр.
|
Срок хранения
и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название
раздела
|
||||
|
|
|
|
|
|
Наименование
должности
лица,
ответственного за
делопроизводство
__________ ___________________
подпись расшифровка
подписи
Дата
_______________________
Виза
руководителя архива
(лица,
ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Протокол
ЭК Протокол ЭПК муниципального архива
от
_________ N _______ от ____________ N ___________
Итоговая
запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в
отраслевом (функциональном) органе Администрации города Костромы
|
По срокам
хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
|
|
переходящих
|
с отметкой
"ЭПК"
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
|
|
ИТОГО:
|
|
|
|
Наименование
должности
лица,
ответственного за
делопроизводство
__________ ___________________
подпись расшифровка
подписи
Дата
_______________________
Итоговые
сведения переданы в архив.
Наименование
должности
передавшего
сведения __________ ________________________
подпись расшифровка
подписи
Дата
___________________
Формат А4 (210 х
297 мм)
Приложение 15
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
┌───────────────────────────┐
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
└───────────────────────────┘
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ
АРХИВ ГОРОДА КОСТРОМЫ
Администрация
города Костромы
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(Наименование отраслевого (функционального) органа Администрации,
его структурного подразделения)
ДЕЛО N _______
ТОМ N _______
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
__________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _____ листах
Хранить _______
┌──────────────┐
│Ф.
N ________ │
┌───────────────────────────┐
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
└───────────────────────────┘
Формат С4 (230 х
320 мм)
Приложение 16
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
ДЕЛА N ______
В
деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в
том числе:
литерные
номера листов __________________________________________________;
пропущенные
номера листов ________________________________________________
+
листов внутренней описи ________________________________________________
|
Особенности
физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование
должности
работника
__________ _______________________
подпись (расшифровка подписи)
Дата
___________________
Приложение 17
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела
N _____
|
N п/п
|
Индекс
документа
|
Дата документа
|
Заголовок
документа
|
Номера листов
ед. хр.
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого
_________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество
листов внутренней описи _______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование
должности лица,
составившего
внутреннюю опись
документов
дела ___________ _______________________
подпись расшифровка
подписи
Дата
___________________
Формат А4 (210 х
297 мм)
Приложение 18
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Администрация
города Костромы
Наименование
отраслевого
(функционального)
органа
Фонд
N _____ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ
N ___________ _____________________________
дел
постоянного хранения (наименование должности
руководителя отраслевого
(функционального) органа)
за
───────────
год ──────────
────────────────
(подпись) (расшифровка
подписи)
Дата ________________
|
Название
раздела (структурного подразделения организации)
|
|||||
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ______________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с
N _________________ по N _________________________________, в том числе:
литерные
номера: ________________________________________________________,
пропущенные
номера: ______________________________________________________
Наименование
должности
составителя
описи ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование
должности
руководителя
архива
(лица,
ответственного
за
архив) ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
___________________
УТВЕРЖДЕНО
СОГЛАСОВАНО
Протокол
ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от
______________ N _______ от ________________ N _______
Приложение 19
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________
N _________ _____________________________
(наименование должности
руководителя организации)
_______________________
(место составления) __________ _______________
о
выделении к уничтожению (подпись) (расшифровка
документов,
не подлежащих подписи)
хранению
Дата ________________
На
основании _____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
__________________________________________________________________________
отобраны
к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие
практическое значение документы фонда N _______________________
(название фонда)
|
N п/п
|
Заголовок дела
или групповой заголовок документов
|
Крайние даты
|
Номера описей
|
Индекс дела по
номенклатуре или N дела по описи
|
Кол-во ед. хр.
|
Сроки хранения
и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого
_____________________________________ ед. хр. за ______________ годы
(цифрами и прописью)
Описи
дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, по личному
составу
согласованы с ЭПК ________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол
от ________________ N ____________)
Наименование
должности лица,
проводившего
экспертизу
ценности
документов ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
___________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол
ЦЭК (ЭК)
от
______________ N _______
Документы
в количестве __________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом
___________ кг сданы в _____________________________________________
(наименование организации)
на
переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N _________
Наименование
должности работника,
сдавшего
документы _________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
___________________
Изменения
в учетные документы внесены.
Наименование
должности работника
архива,
внесшего
изменения
в учетные документы __________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
___________________
Приложение 20
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Форма
регистрационно-контрольной карточки
письменного
обращения
Утратило силу с 15 февраля 2012 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг.
Приложение 21
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Форма карточки
личного приема гражданина
Утратило силу с 15 февраля 2012 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг.
Приложение 22
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(введено распоряжением Администрации города Костромы от
07.11.2018 N 385-рг;
в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
30.01.2020 N 15-рг)
|
|
Администрации -
начальника Управления финансов
Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ -
НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________
N _________
Приложение 23
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
20.10.2023 N 239-рг)
|
|
Администрации -
председателя Комитета образования, культуры
и спорта
Администрации города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ -
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА ОБРАЗОВАНИЯ,
КУЛЬТУРЫ И СПОРТА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________
N _________
Приложение 24
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
|
|
Список изменяющих документов
(введено распоряжением Администрации города Костромы от
07.11.2018 N 385-рг;
в ред. распоряжения Администрации города Костромы от
30.01.2020 N 15-рг)
|
|
Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ
УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________
N _________